Ein Handwerksbetrieb braucht keine eigene IT-Abteilung, aber drei Dinge verlässlich geregelt: einen gepflegten Büro-Rechner mit täglich geprüfter Datensicherung, Firmenhandys mit Zugriff auf E-Mail und Kalender und eine Ansprechperson, die erreichbar ist, wenn auf der Baustelle etwas nicht geht. Das lässt sich mit der IT-Betreuung für 29 € je Arbeitsplatz und Monat plus 49 € für die Datensicherung abdecken, meist per Fernwartung.
Wer als Handwerker die IT nicht nebenbei selbst machen will, findet den Zuschnitt für die Branche unter IT-Betreuung für Handwerker in Österreich.
Wo die IT im Handwerksbetrieb wirklich steckt
Im typischen Betrieb mit 5 bis 15 Beschäftigten gibt es zwei Orte, an denen Daten liegen: das Büro und die Hosentasche. Im Büro laufen Angebote, Rechnungen, Aufmaß, Lohn- und Zeitaufzeichnung, oft auf einem oder zwei Rechnern, manchmal mit einem kleinen Server. In der Hosentasche stecken Fotos der Baustelle, Lieferscheine, Kundennummern und der Zugang zum Postfach. Beides ist für den Betrieb gleich wichtig, und beides wird in der Regel von jemandem nebenbei verwaltet, der eigentlich Elektriker, Tischler oder Installateur ist.
Die Büro-Seite: Updates, Sicherung, Zugang
Am Büro-Rechner passieren drei Dinge, die ein Betrieb nicht selbst im Blick behalten sollte. Erstens Updates: Eine Branchensoftware für Kalkulation oder Zeiterfassung läuft jahrelang auf demselben Rechner, und niemand merkt, dass Windows längst keine Sicherheitsupdates mehr bekommt (siehe Alte Windows-Version im Betrieb). Zweitens die Datensicherung: Die Kundendaten der letzten zehn Jahre liegen oft auf einer einzigen Festplatte. Wie man prüft, ob die Sicherung wirklich zurückkommt, steht in Datensicherung richtig prüfen. Drittens Zugänge: Wer hat das Kennwort für das Postfach, die Bank, das Portal des Großhändlers? Steht es auf einem Zettel am Monitor, ist das ein Befund.
Die Handy-Seite: Postfach, Fotos, Verlust
Das Firmenhandy ist im Handwerk oft das wichtigste Arbeitsgerät, und es geht verloren, fällt in den Beton oder wird am Rastplatz liegengelassen. Drei Vorkehrungen kosten fast nichts: eine Bildschirmsperre mit PIN, ein Postfach, das sich vom Handy aus sperren lässt, und eine Regel, dass Baustellenfotos nicht nur auf dem Handy liegen. Wer den E-Mail-Zugang über Microsoft 365 führt, bekommt vieles davon mit (siehe Microsoft 365 einrichten lassen). Wird ein Handy gestohlen, ist die erste Handlung das Kennwort des Postfachs zu ändern, nicht die SIM-Karte zu sperren.
Die Baustellen-Seite: Hilfe, wenn es drängt
Auf der Baustelle zählt nicht, ob der Dienstleister einen Servicevertrag hat, sondern ob er am Montag um sieben antwortet, wenn der Kolonnenführer den Lieferschein nicht öffnen kann. Der Vorteil der Fernwartung ist hier konkret: Ein Anruf, ein Zugriff auf den Büro-Rechner oder auf das Handy-Konto, in vielen Fällen ist das Problem in einer Viertelstunde gelöst, ohne dass jemand ins Büro fahren muss. Zusagen zu Reaktionszeiten geben wir bewusst nicht pauschal, aber im Angebot lassen sich Zeiten schriftlich vereinbaren.
Was das kostet, am Beispiel eines Betriebs mit vier Büroarbeitsplätzen
Ein Betrieb mit vier Büroarbeitsplätzen (Chef, Büro, Kalkulation, Bauleitung) zahlt für die Betreuung 4 mal 29 € im Monat, dazu 49 € für die Datensicherung, jeweils netto. Der Server entfällt, wenn die Daten in der Cloud liegen; hat der Betrieb einen, kommen 89 € dazu. Einmalige Aufgaben wie ein neuer Rechner kosten 190 € je Arbeitsplatz für die Einrichtung (Arbeitsplatz einrichten). Eine Gegenüberstellung mit der Abrechnung nach Aufwand liefert Was kostet IT-Betreuung?.
Typische Fälle aus dem Betriebsalltag
Es sind fast immer dieselben Handgriffe, die im Handwerk Zeit kosten: Das Angebotsprogramm startet nach einem Windows-Update nicht mehr, der Drucker im Büro findet den Rechner der Bauleiterin nicht, der Lehrling hat auf dem Firmenhandy eine Mail geöffnet, die ihm seltsam vorkam, oder das Postfach ist voll, weil Baustellenfotos als Anhänge liegen. Keiner dieser Fälle ist schwierig, aber jeder blockiert, wenn die Person fehlt, die sofort weiß, wo man hinschauen muss. Der Drucker-Fall ist in Drucker druckt nicht beschrieben, den Mail-Fall behandelt Outlook-E-Mail geht nicht.
Was Sie selbst schon morgen tun können
Drei Dinge brauchen weder Budget noch Fachwissen. Erstens: Notieren Sie, welche Programme und Zugänge der Betrieb wirklich nutzt, und wer das Kennwort kennt. Zweitens: Legen Sie fest, wo Baustellenfotos und Lieferscheine zentral landen sollen, und sagen Sie es allen. Drittens: Prüfen Sie, wann zuletzt jemand eine Datei aus der Sicherung zurückgeholt hat. Wenn die Antwort „nie“ lautet, ist das der erste Auftrag für einen Dienstleister, ob Sie ihn uns geben oder jemand anderem.
In Österreich: Registrierkasse, Aufbewahrung, Datenschutz
Wer im Handwerk bar kassiert, etwa im Kundendienst, muss Belege erteilen und die Registrierkassenpflicht beachten; die IT dahinter (Rechner, Drucker, Netz) sollte laufen, bevor die Kassa nachts abgeschlossen wird. Die Unterlagen der Buchhaltung bewahren Sie sieben Jahre auf (BAO), weshalb die Datensicherung diese Zeiträume abdecken muss. Kundendaten aus Aufträgen unterliegen der DSGVO, und eine Panne wäre binnen 72 Stunden der Datenschutzbehörde zu melden. Florin Feier aus Lenzing übernimmt die Betreuung per Fernwartung oder kommt vor Ort, etwa nach Gmunden, Vöcklabruck, Wels, Linz, Salzburg und ins übrige Salzkammergut. Die Leistung steht unter EDV- und IT-Betreuung, den Zuschnitt für die Branche beschreibt IT für Handwerksbetriebe. Zu aktuellen Beratungsförderungen gibt die WKO Oberösterreich Auskunft. Die allgemeine Fassung für alle Branchen ist der Beitrag Betreuung für kleine Betriebe in Oberösterreich.
Häufige Folgefragen
- Lohnt sich eine Betreuung bei nur zwei Rechnern im Büro?
- Es kommt auf die Häufigkeit der Probleme an, nicht auf die Zahl der Rechner. Bei zwei Arbeitsplätzen sind es 2 mal 29 € im Monat plus 49 € für die Datensicherung; wer pro Jahr nur ein-, zweimal Hilfe braucht, fährt mit dem Stundensatz von 95 € für Einzelhilfe ohne Vertrag günstiger, wer die Sicherung nicht selbst prüfen will, nicht.
- Wer kümmert sich um die Handys der Mitarbeiter?
- Die Einrichtung von E-Mail und Kalender auf dem Firmenhandy gehört zur normalen Hilfe, die Betreuung pro Arbeitsplatz erhöht sich dadurch nicht. Eine zentrale Verwaltung aller Handys mit Fernlöschung ist ein eigenes Projekt, das wir bei Bedarf einzeln besprechen.
- Was ist, wenn die Baustellenfotos auf privaten Handys liegen?
- Dann liegen Kundendaten außerhalb Ihrer Kontrolle, und das ist auch datenschutzrechtlich ein Thema. Der pragmatische Weg ist eine gemeinsame Ablage (etwa in OneDrive), in die Fotos direkt hochgeladen werden, und eine kurze schriftliche Regel dazu.
- Kommen Sie auch auf die Baustelle oder ins Werkstattbüro?
- Ja, bei Bedarf kommt Florin Feier vor Ort, zum Satz von 120 € je Stunde zuzüglich Anfahrt. Die meisten Fälle lassen sich aber per Fernwartung lösen, was die Anfahrt spart.
- Was ist mit dem Zugriff auf Pläne und Aufmaße von unterwegs?
- Am einfachsten läuft er über eine Cloud-Ablage mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Wer stattdessen auf den Büro-Rechner zugreift, braucht einen abgesicherten Zugang (VPN), kein offenes Fernzugriffsprogramm.
Kurz gesagt: Im Handwerk sitzt die IT an zwei Orten, im Büro und in der Hosentasche, und beide brauchen Updates, Sicherung und eine Ansprechperson. Für vier Büroarbeitsplätze sind das 4 mal 29 € plus 49 € im Monat, netto.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu EDV-Betreuung besprechen oder ein Angebot für EDV-Betreuung zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
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