Einen neuen Mitarbeiter-PC einzurichten heißt mehr als Windows zu installieren: Benutzerkonto, E-Mail, Zugriffe auf Laufwerke und Programme, Drucker, Updates, Datensicherung und Sicherheitseinstellungen gehören dazu. Mit vorbereiteten Zugangsdaten dauert das erfahrungsgemäß ein bis zwei Stunden je Gerät. Bei WVM-IT kostet die Einrichtung eines Arbeitsplatzes 190 € je Arbeitsplatz und wird meist per Fernwartung erledigt.
Dieser Beitrag beschreibt den Ablauf und die Kosten. Wer vor dem ersten Arbeitstag nur abhaken will, was bereitliegen muss, findet das in der Checkliste für den neuen Arbeitsplatz. Wer die Einrichtung abgeben will: PC einrichten lassen: Kosten und Ablauf (190 €).
Was zu einem eingerichteten Arbeitsplatz gehört
Ein Arbeitsplatz ist fertig, wenn die Person sich anmeldet und ohne Rückfrage arbeiten kann. Dafür braucht es ein persönliches Benutzerkonto statt eines gemeinsamen Zugangs, eine eigene E-Mail-Adresse samt Postfach, die Berechtigungen auf die Ordner und Programme, die ihre Aufgabe verlangt, und die Drucker des Büros. Dazu kommen die technischen Grundlagen, die niemand sieht, bis sie fehlen: aktuelle Updates, ein Virenschutz, eine verschlüsselte Festplatte bei Laptops, die Einbindung in die Datensicherung und, wo vorhanden, die Zwei-Faktor-Anmeldung.
Der Ablauf in der richtigen Reihenfolge
Zuerst wird festgelegt, was die Person tun soll: Ein Buchhalter braucht andere Zugriffe als ein Monteur im Außendienst. Danach entstehen Konto und Postfach, noch bevor das Gerät auf dem Tisch steht. Erst dann folgt der Rechner selbst: System aktualisieren, Programme installieren, Konto anmelden, Laufwerke und Drucker verbinden, Sicherung einrichten. Am Schluss steht ein Test mit der Person selbst, am besten am ersten Morgen: Anmelden, Mail senden, Datei öffnen, drucken. Wer die Reihenfolge umdreht und zuerst den Rechner einrichtet, muss ihn später für Konto und Rechte ein zweites Mal anfassen.
Wie lange das dauert
Mit allen Angaben im Voraus rechnen wir mit ein bis zwei Stunden je Gerät, bei einem Neugerät aus der Verpackung etwas mehr, weil Windows-Updates warten. Die Zeit hängt weniger am Rechner als an den Vorbereitungen: Fehlt der Zugang zum Verwaltungsportal der Mailumgebung, ist der Lizenzschlüssel eines Fachprogramms unauffindbar oder weiß niemand, auf welche Ordner die Person darf, steht der Arbeitsplatz Tage statt Stunden. Dieser Wartepunkt liegt fast immer im Betrieb, nicht bei der Technik.
Was die Einrichtung kostet
Bei WVM-IT kostet das Einrichten eines Arbeitsplatzes 190 € je Arbeitsplatz. Darin steckt das, was oben beschrieben ist, nicht nur die Windows-Installation. Das Gerät selbst und Lizenzen von Drittanbietern sind nicht enthalten, deren Preise legen die Hersteller und Händler fest. Wenn mehrere Plätze gleichzeitig entstehen, etwa bei einer Neueröffnung, wird die Arbeit je Platz schneller, weil Vorlagen und Rechtegruppen einmal angelegt werden. Betreute Betriebe zahlen die Einrichtung nicht separat anders, sie läuft nur mit besserem Wissen über die vorhandene Umgebung.
Fernwartung oder Einsatz vor Ort
Ein Laptop, der mit Internet und einem ersten Anmeldekonto beim Mitarbeiter ankommt, lässt sich vollständig per Fernwartung einrichten. Vor Ort wird es dann sinnvoll, wenn mehrere Geräte aufzustellen sind, ein Drucker oder eine Dockingstation angeschlossen werden muss oder die Person am ersten Tag eine kurze Einweisung braucht. Der Einsatz vor Ort kostet 120 € je Stunde zuzüglich Anfahrt. Wie Fernwartung funktioniert und was dabei sichtbar ist, steht im Beitrag Was sieht der Dienstleister bei der Fernwartung?.
Die häufigsten Fehler beim neuen Platz
Am häufigsten kommt das Kopieren eines bestehenden Kontos vor: Der Neue übernimmt alle Rechte seines Vorgängers samt alter Mails, auch die, die er nie braucht. Zweiter Klassiker ist der gemeinsame Zugang für Praktikanten oder Aushilfen, bei dem später niemand weiß, wer was geändert hat. Dritter Fehler: Das Gerät läuft, aber niemand hat es in die Sicherung aufgenommen, und der erste Defekt kostet Dateien. Und schließlich fehlt beim Austritt der Gegenzug: Wer Konten sauber anlegt, sollte sie auch sauber sperren können, ohne dass Daten verschwinden.
Besonderheiten für Betriebe in Vöcklabruck und im Salzkammergut
Neue Mitarbeiter bringen in Österreich oft eine Personalverrechnung mit sich, in die nur wenige Personen Einblick haben sollen, und genau das zeigt sich bei der Rechtevergabe: Wer Lohnunterlagen sehen darf, entscheidet der Betrieb, und die Einrichtung setzt es technisch um. Da die DSGVO auch für Beschäftigtendaten gilt, gehört zur sauberen Einrichtung, dass nicht jeder Arbeitsplatz auf alle Ordner zugreift. Florin Feier aus Lenzing erledigt die Einrichtung per Fernwartung oder vor Ort, etwa in Vöcklabruck, Gmunden, Salzburg, Linz, Wels und im Salzkammergut. Für Betriebe im Raum Vöcklabruck gibt es die Seite IT-Service in Vöcklabruck, die einzelne Leistung beschreibt Neuen Arbeitsplatz einrichten, die laufende Betreuung EDV- und IT-Betreuung.
Wann sich der Wechsel auf laufende Betreuung lohnt
Wer im Jahr einen oder zwei Arbeitsplätze einrichtet, fährt mit der Einzelleistung gut. Wer öfter Personal wechselt, Saisonkräfte einstellt oder wächst, spart Zeit, wenn die Umgebung ohnehin betreut wird: Das Konto steht dann in zehn Minuten, die Rechte folgen einer Vorlage. Die Kosten dieser Betreuung vergleicht der Beitrag Was kostet IT-Betreuung?.
Häufige Folgefragen
- Kann der Mitarbeiter sein privates Gerät nutzen?
- Technisch ja, empfehlenswert ist es selten. Auf einem privaten Gerät mischen sich Firmen- und Privatdaten, der Betrieb kann Updates und Sicherung nicht erzwingen, und beim Austritt lassen sich Firmendaten nur schwer entfernen. Wenn es nicht anders geht, hilft eine getrennte Arbeitsumgebung mit Zwei-Faktor-Anmeldung.
- Muss der Rechner vor dem ersten Arbeitstag fertig sein?
- Ja, spätestens am Vortag, damit am ersten Morgen ein Test mit der Person möglich ist. Hardware bestellen, Zugangsdaten und Rechte klären gehören in die Woche davor, sonst verbringt der neue Mitarbeiter seinen ersten Tag mit Warten.
- Was kostet ein zweiter und dritter Arbeitsplatz?
- Die Einrichtung kostet 190 € je Arbeitsplatz, bei mehreren Plätzen also jeweils diesen Betrag. Die Vorbereitung mit Vorlagen ist beim ersten Platz am aufwendigsten, der Preis je Platz ändert sich dadurch nicht.
- Wer sperrt das Konto, wenn jemand ausscheidet?
- Das sollte vor dem letzten Arbeitstag feststehen: Zugang zum Postfach sperren, Weiterleitung auf eine Vertretung einrichten, Geräte einsammeln. Auf Wunsch übernimmt das die laufende Betreuung nach einer kurzen Meldung des Betriebs.
Kurz gesagt: Ein Arbeitsplatz ist erst eingerichtet, wenn Konto, Rechte, Sicherung und Test stehen, nicht wenn Windows läuft. Das kostet 190 € je Arbeitsplatz und braucht vor allem klare Angaben aus dem Betrieb.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu Wartung der Büro-IT besprechen oder ein Angebot für Wartung der Büro-IT zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier ·
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