Microsoft 365 einzurichten kostet bei WVM-IT 290 € als Festpreis und läuft in drei Schritten: Struktur klären, einrichten und E-Mails umziehen, am Abend umschalten und am nächsten Morgen einweisen. Enthalten sind Postfächer, Zwei-Faktor-Anmeldung, Teams, OneDrive, SharePoint und der Umzug der bestehenden Mails. Die Lizenzen kaufen Sie direkt bei Microsoft; sie sind nicht im Preis.
Schritt 1: Klären, was wohin soll
Am Anfang steht ein Gespräch, kein Klick. Wir klären, wie viele Postfächer es werden, welche Adressen es zusätzlich geben soll (etwa office@ oder buchhaltung@), welche gemeinsamen Ablagen der Betrieb braucht und wer was sehen darf. Das klingt umständlich, ist aber der Teil, der später Ärger spart: Wer die Struktur festlegt, bevor Daten hineinwandern, muss sie nicht nachträglich mühsam geradeziehen. Welche Lizenzstufe passt, sagen wir ebenfalls hier; die Entscheidungshilfe dazu steht in Welche Microsoft-365-Lizenz braucht eine kleine Firma?.
Was Sie bereithalten müssen
Vier Dinge beschleunigen alles. Erstens ein Zugang zur Verwaltung Ihrer Domain, also dort, wo die Adresse Ihrer Website und Ihrer Mails registriert ist; ohne ihn kann die Mail nicht auf Microsoft umgestellt werden. Zweitens die Zugangsdaten des bisherigen Postfachs oder Mailanbieters. Drittens eine Liste der Personen mit gewünschter Adresse. Viertens die gekaufte Lizenz, oder wir begleiten den Kauf mit Ihnen gemeinsam. Alles andere erledigen wir.
Schritt 2: Einrichten und E-Mails umziehen
Wir legen die Konten an, richten Postfächer, Verteiler und gemeinsame Postfächer ein und aktivieren die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle. Danach ziehen die bestehenden Mails mit Ordnern, Kalendern und Kontakten um. Wichtig ist: Die alten Postfächer laufen während des Umzugs weiter, es gibt keinen Tag ohne E-Mail. Je nach Größe der Postfächer dauert die Übertragung von einer Stunde bis über Nacht. Zugleich entsteht die Ablage: persönliche Dateien in OneDrive, gemeinsame in SharePoint. Warum diese Trennung zählt, erklärt die Seite Microsoft 365 einrichten.
Schritt 3: Umschalten und einweisen
Die Umstellung der Mailzustellung geschieht an einem Abend, damit am nächsten Morgen alle im neuen Postfach arbeiten. Wir zeigen dann, wie sich die Anmeldung mit zweitem Faktor anfühlt, wo die Dateien liegen und wie das Handy angebunden wird. Rechnen Sie am Tag der Umstellung mit einer Stunde Einweisung. Im Normalfall sind in den ersten Tagen ein paar Rückfragen zu erwarten, etwa ein Drucker, der sich nicht mehr anmeldet, oder ein Handy mit altem Kennwort. Das ist der Grund, warum wir den Umschalttermin nicht auf einen Freitag legen.
Zwei-Faktor und was nicht im Preis steckt
Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist der wirksamste einzelne Schritt gegen übernommene Konten, und sie ist von Anfang an aktiv (siehe auch Zwei-Faktor-Authentifizierung). Nicht im Festpreis enthalten sind die Lizenzen, Hardware und Aufräumarbeiten in einem bereits bestehenden, unordentlichen Microsoft-365-Konto: Das rechnen wir nach Aufwand mit 95 € je Stunde und nennen nach einer kurzen Sichtung eine Obergrenze. Ebenso nicht dabei ist eine eigene Sicherung der Microsoft-365-Daten; sie lässt sich mit der Datensicherung nach der 3-2-1-Regel ergänzen.
Typische Stolpersteine
Vier Dinge bremsen eine Einrichtung regelmäßig. Erstens: Niemand weiß, wo die Domain registriert ist, weil sie vor Jahren ein Bekannter für die Website angelegt hat. Zweitens: Ein Postfach ist mit Jahren an Mails gefüllt, und der Umzug dauert deshalb eine Nacht statt einer Stunde. Drittens: Ein Programm, etwa die Faktura, verschickt Mails über das alte Postfach und muss danach neu eingestellt werden. Viertens: Mitarbeiter richten Zwei-Faktor nicht ein, weil das Handy gerade nicht greifbar ist. Alle vier lassen sich lösen, kosten aber Zeit, wenn sie erst am Umschalttag auftauchen. Deshalb fragen wir sie im ersten Gespräch ab.
Was nach der Einrichtung bleibt
Nach der Umstellung bleibt eine kurze Übergabe: eine Liste der Konten und Adressen, die Namen der beiden Verwaltungsberechtigten, die Ablagestruktur auf einer Seite und der Hinweis, wo Sie bei Fragen anrufen. Wer das Konto laufend betreuen lassen möchte, bekommt es im Rahmen der laufenden IT-Betreuung mit; das ist aber eine eigene Entscheidung und kein Teil des Festpreises. Ein einfaches Beispiel für den Nutzen: Ein Mitarbeiter fällt aus, die Vertretung braucht Zugriff auf dessen Postfach, und die Verwalterin richtet das in zwei Minuten ein, ohne ein Kennwort weiterzugeben. Das ist der Zweck der Struktur.
Wann eine Einrichtung von außen sinnvoll ist
Wer zwei Postfächer und keine gemeinsamen Dateien hat, richtet Microsoft 365 oft selbst ein. Sobald mehrere Personen gemeinsame Ablagen brauchen, Mails umgezogen werden müssen oder das Konto auch Handys und Drucker bedienen soll, lohnt der Festpreis, weil die Fehler der ersten Einrichtung später am meisten kosten: falsche Rechte, doppelte Ablagen, fehlende Absicherung.
In Österreich: Daten, Konten, Vertretung
Für Betriebe in Österreich zählt bei Microsoft 365 vor allem die Frage, wo die Daten liegen und wer Zugriff hat. Die DSGVO verlangt, dass Sie als Verantwortlicher wissen, welche personenbezogenen Daten in welchen Diensten stehen, und eine Datenpanne wäre binnen 72 Stunden der Datenschutzbehörde zu melden. Praktisch heißt das: Verwaltungsrechte an mindestens zwei Personen, nicht an einen Dienstleister allein, und ein Abo, das der Betrieb selbst bezahlt (die Folgen eines abgelaufenen Abos zeigt Microsoft-365-Konto gesperrt). Florin Feier aus Lenzing richtet das per Fernwartung ein, im Salzkammergut auch vor Ort, etwa in Bad Ischl, Gmunden, Vöcklabruck, Salzburg oder Linz. Wer erst vergleichen möchte, findet Microsoft 365 gegen Google Workspace.
Häufige Folgefragen
- Verlieren wir beim Umzug alte E-Mails?
- Nein, die Postfächer werden mit Ordnerstruktur, Kalendern und Kontakten übernommen, und die alten laufen während des Umzugs weiter. Erst wenn alles übertragen ist, wird die Zustellung umgeschaltet.
- Gilt der Festpreis von 290 € für jede Betriebsgröße?
- Für einen üblichen Betrieb bis etwa fünfzehn Postfächer ja. Darüber sagen wir vorher, was dazukommt, bevor Sie beauftragen.
- Wie lange dauert die Einrichtung?
- Meist wenige Werktage von der Klärung bis zum Umschalten, die Umstellung selbst dauert einen Abend. Der längste Faktor ist oft nicht die Technik, sondern dass jemand die Zugangsdaten der Domain findet.
- Was, wenn wir schon Microsoft 365 haben, aber es ist unordentlich?
- Dann ist es ein Aufräumauftrag und keine Einrichtung: Rechte sortieren, Ablagen zusammenführen, Zwei-Faktor nachziehen. Das rechnen wir nach Aufwand mit 95 € je Stunde, nach einer kurzen Sichtung mit genannter Obergrenze.
- Brauchen wir für die Einrichtung eine eigene Domain?
- Ja, eine eigene Domain erleichtert die Einrichtung, weil Adressen wie name@ihrefirma.at darüber laufen. Haben Sie bisher nur Adressen bei einem allgemeinen Anbieter, klären wir im ersten Gespräch, ob eine Domain registriert werden soll.
Kurz gesagt: Der Festpreis von 290 € deckt die Einrichtung samt Mailumzug, nicht die Lizenzen. Die Struktur vorab zu klären, ist der Teil, der später Ärger spart. Wer die Einrichtung abgeben möchte: Office 365 einrichten lassen: 290 € Festpreis.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu laufende IT-Betreuung besprechen oder ein Angebot für laufende IT-Betreuung zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
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