Wenn ein Bürodrucker nicht mehr druckt, liegt es fast immer an einer von fünf Ursachen: Die Druckwarteschlange hängt, der Drucker hat im Netz eine neue Adresse bekommen, ein Windows-Update hat den Treiber ersetzt, Windows druckt auf den falschen Standarddrucker, oder — beim Scannen — die hinterlegte Anmeldung stimmt nicht mehr. Die ersten vier lassen sich meist in wenigen Minuten selbst prüfen; WVM-IT aus Lenzing löst alle fünf in ganz Österreich per Fernwartung, Mo–Sa ab 7:30 Uhr, solange der Drucker im Netz erreichbar ist, für 95 € je Stunde ohne Vertrag.
Ursache 1: Die Druckwarteschlange hängt
Ein einzelner fehlerhafter Auftrag — oft ein großes PDF oder ein Dokument aus einem Webbrowser — bleibt stecken, und alle Aufträge dahinter warten mit. Zu erkennen ist das daran, dass in der Warteschlange mehrere Aufträge stehen und keiner vorankommt. Hilft das Löschen des obersten Auftrags nicht, muss der Dienst Druckwarteschlange neu gestartet werden; danach läuft es in den meisten Fällen sofort wieder.
Ursache 2: Der Drucker hat eine neue Adresse
Netzwerkdrucker bekommen ihre Adresse meist automatisch vom Router. Nach einem Stromausfall, einem Routertausch oder einfach nach einer Weile kann das eine andere sein — und die Rechner suchen den Drucker weiter unter der alten. Typisch ist, dass der Drucker selbst einwandfrei läuft und am Gerät eine Testseite druckt, aber kein Rechner ihn erreicht. Die dauerhafte Lösung ist eine feste Adresse, im Router reserviert, damit das nicht wieder passiert.
Ursache 3: Ein Update hat den Treiber getauscht
Windows-Updates bringen gelegentlich einen allgemeinen Treiber mit, der den des Herstellers ersetzt. Dann druckt der Drucker zwar noch, aber falsch: ohne Duplex, im falschen Fach, mit abgeschnittenen Rändern — oder gar nicht mehr. Geholfen ist mit dem aktuellen Treiber des Herstellers, installiert auf jedem Rechner, der den Drucker benutzt.
Ursache 4: Windows wählt den Standarddrucker selbst
In Windows 10 und 11 gibt es eine Einstellung, mit der das System den zuletzt benutzten Drucker zum Standard macht. Wer einmal als PDF gespeichert hat, druckt danach unbemerkt weiter ins PDF. In den Einstellungen unter Drucker und Scanner lässt sich das abschalten und der richtige Drucker fest als Standard setzen.
Ursache 5: Scannen in den Ordner oder per Mail geht nicht mehr
Scannen ist der Teil, der am häufigsten bricht, weil der Drucker sich dabei irgendwo anmelden muss: an einem Ordner im Netz oder an einem Mailkonto. Ändert sich das Kennwort dieses Kontos, scheitert jeder Scan. Dazu kommt, dass viele ältere Geräte nur die einfache Anmeldung beherrschen, die Microsoft 365 schrittweise abschaltet — dann braucht es einen anderen Weg, etwa einen eigenen Versanddienst oder den Scan in einen Ordner statt in ein Postfach.
Erreichbar oder nicht: Ping und Weboberfläche
Öffnen Sie auf einem Rechner die Eingabeaufforderung und senden Sie einen Ping an die Adresse des Druckers. Kommt keine Antwort, ist der Drucker nicht im Netz: Kabel, WLAN-Verbindung oder Gerät prüfen. Kommt eine Antwort, aber das Drucken scheitert, liegt es am Anschluss oder am Treiber am Rechner. Viele Drucker haben außerdem eine eigene Weboberfläche, die man über die Adresse im Browser aufruft; öffnet sie sich, ist die Verbindung in Ordnung. Der Test trennt in einer Minute zwischen Netz und Rechner. Die Adresse zeigt das Display im Netzwerkmenü oder ein Statusausdruck; sie muss mit dem Eintrag im Windows-Anschluss übereinstimmen.
Nach einem WLAN-Wechsel: zwei Netze, kein Kontakt
Typisch nach dem Austausch eines Routers oder wenn ein Büro ein Gäste-WLAN dazubekommt: Der Drucker hängt noch im alten Netz, die Rechner sind im neuen. Beide sind verbunden, sehen sich aber nicht, weil sie in getrennten Bereichen liegen. Das ist gewollt, wenn Gäste den Drucker nicht erreichen sollen, und ein Fehler, wenn die Mitarbeiter plötzlich draußen sind. Lösung: Drucker und Arbeitsplätze in dasselbe Betriebsnetz, Gäste getrennt. Wie man das aufteilt, steht in Netzwerksegmentierung. Wenn möglich, hängt der Drucker per Kabel am Netz, das vermeidet Abbrüche und Netzwechsel.
In welcher Reihenfolge man prüft
Zuerst am Drucker selbst eine Testseite drucken: Klappt das, ist das Gerät in Ordnung und das Problem liegt im Netz oder am Rechner. Dann die Warteschlange ansehen, dann die Adresse, dann den Treiber. Druckt ein zweiter Rechner problemlos, liegt es nicht am Drucker, sondern am ersten Rechner. Diese Reihenfolge spart den häufigsten Fehlkauf — einen neuen Drucker für ein Problem, das eine Einstellung war.
Drucker, Kassabons und Rechnungen in Gmundner Betrieben
In Betrieben am Traunsee hängt am Drucker oft mehr als ein Ausdruck: Lieferscheine, Rechnungen mit Pflichtangaben und Kassabelege. Wenn der Drucker streikt, steht dann die Abwicklung. Bei Barzahlungen gilt in Österreich die Belegerteilungspflicht; was dabei bei einem Druckerausfall genügt, klären Sie mit dem Hersteller der Kasse oder dem Steuerberater. Technisch lohnt es sich, Kassa- und Büro-Drucker getrennt zu behandeln: Der Bondrucker an der Kassa ist ein anderes Gerät mit anderem Treiber als der Netzwerkdrucker im Büro, und die Ursachen aus diesem Beitrag gelten nur für Letzteren. Halten Sie außerdem für den Notfall einen zweiten Drucker mit USB-Anschluss bereit, der unabhängig vom Netzwerk läuft. Die Einrichtung und Absicherung von Netzen beschreibt Netzwerk und WLAN; die Ortsseite für die Region ist Gmunden. Florin Feier aus Lenzing löst Druckerprobleme meist per Fernwartung und kommt bei Hardwaredefekten vor Ort.
Häufige Folgefragen
- Muss für ein Druckerproblem jemand vorbeikommen?
- Meist nicht. Solange der Drucker im Netz hängt und ein Rechner erreichbar ist, lassen sich Warteschlange, Adresse, Treiber und Scan-Einstellungen per Fernwartung prüfen und reparieren. Vor Ort braucht es jemanden erst bei Papierstau im Inneren, defekter Mechanik oder einem Drucker, der gar nicht mehr startet.
- Warum druckt der Drucker nach dem Neustart des Routers nicht mehr?
- Weil er beim Neustart eine andere IP-Adresse bekommen haben kann und die Rechner ihn unter der alten suchen. Mit einer festen Adresse oder einer Reservierung im Router tritt das nicht mehr auf.
- Reicht es, den Drucker neu zu installieren?
- Nur wenn der Anschluss oder der Treiber am Rechner das Problem war. Ist die Adresse die Ursache, steht nach der Neuinstallation wieder die falsche Adresse im Anschluss, wenn Sie sie nicht prüfen.
- Lohnt sich die Reparatur eines alten Druckers?
- Bei einer Einstellung oder einem Treiber immer, das ist in der Regel schnell behoben. Bei einem mechanischen Defekt an einem älteren, günstigen Gerät meist nicht — dort ist ein neues Gerät oft billiger als die Reparatur. Das sagen wir Ihnen vorher.
- Warum druckt es von einem Rechner, vom anderen nicht?
- Dann liegt es fast sicher am Rechner, der nicht druckt: an seinem Treiber, an einer alten Adresse, die er noch gespeichert hat, oder am falschen Standarddrucker. Der Drucker selbst ist in diesem Fall in Ordnung, und genau das grenzt die Suche stark ein.
Kurz gesagt: Fünf Ursachen, und vier davon sind Einstellungen. Wer mit der Testseite am Gerät beginnt und dann Warteschlange, Adresse und Treiber prüft, findet den Fehler meist, bevor jemand anreisen muss.
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Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
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