IT-Betreuung für Steuerberater und Kanzleien

In einer Kanzlei ist die IT kein Hilfsmittel, sondern das Archiv. Was auf den Servern liegt, ist fremdes Vermögen in Zahlenform — und es unterliegt Fristen, die niemand aussetzen kann. Deshalb hat Technik hier eine andere Rolle als in einem Betrieb, der abends den Rechner ausschaltet: Sie muss nachweisbar funktionieren, nicht nur gefühlt.

Was in einer Kanzlei anders ist als anderswo

• Aufbewahrungsfristen gelten für Daten, nicht für Geräte. Ein Serverwechsel darf die Lesbarkeit alter Jahrgänge nicht beenden — auch nicht die von Programmen, die es nicht mehr gibt.
• Mandantentrennung ist kein Ordnungsprinzip, sondern eine Pflicht. Wer welche Mandanten sieht, muss sich einstellen und im Zweifel belegen lassen.
• Die Arbeitslast ist saisonal. Zwischen Jahresabschluss und Fristen im Frühjahr ist jeder Ausfalltag doppelt teuer, und genau dann arbeiten Saisonkräfte mit, die im Sommer nicht mehr da sind.
• Die Kanzleisoftware bestimmt die Umgebung — nicht umgekehrt. DATEV, BMD und vergleichbare Systeme stellen Anforderungen an Windows-Version, Terminalserver und Rechte, die man nicht „mal eben anders“ macht.
• Der Mandantenaustausch läuft heute zu großen Teilen digital. Ein unverschlüsselter Anhang mit Lohndaten ist kein Kavaliersdelikt, sondern ein meldepflichtiger Vorfall.

Was wir in einer Kanzlei übernehmen

• Arbeitsplätze und Terminalserver: Einrichtung, Updates, Rechte, Drucker — passend zu den Vorgaben der Kanzleisoftware
• Benutzer- und Rechtekonzept mit nachvollziehbarer Mandantentrennung, auch für Saisonkräfte und Praktikanten
• Datensicherung, täglich geprüft, getrennt vom Server aufbewahrt, mit getesteter Wiederherstellung
• Verschlüsselter Mandantenaustausch statt E-Mail-Anhang — eingerichtet, dokumentiert, den Mandanten erklärbar
• Zwei-Faktor-Anmeldung für Zugänge von außen, Terminalserver und Postfächer
• Ein schriftlicher Ausfallplan: wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Zugängen

Kanzleisoftware und was sie voraussetzt

DATEV, BMD, RZL und vergleichbare Systeme laufen fast immer über einen Terminalserver oder eine zentrale Installation. Wir betreiben nicht die Fachsoftware selbst — dafür gibt es die Hersteller und ihre Partner —, sondern alles darunter: Server, Windows-Version, Rechte, Netzwerk, Sicherung, Drucker und den gesicherten Zugang von außen. Diese Trennung sagen wir vorher, statt sie im Störungsfall zu erklären.

Womit es in Kanzleien meistens anfängt

Nicht mit einem Angriff, sondern mit Gewohnheit: Ein Zugang für alle, weil es schneller geht. Eine Sicherung auf der Platte im selben Raum. Ein Notebook mit Mandantendaten ohne Verschlüsselung, das mit ins Homeoffice fährt. Der ehemalige Mitarbeiter, dessen Konto noch aktiv ist. Jeder dieser Punkte ist an einem Nachmittag behoben — aber nur, wenn ihn jemand einmal aufschreibt. Genau das ist der IT-Sicherheitscheck für 490 €: eine Prüfung mit schriftlichem Bericht und einer Liste, die nach Dringlichkeit sortiert ist.

Was das kostet

Die laufende Betreuung kostet ab 29 € je Arbeitsplatz und Monat, ein betreuter Server ab 89 € im Monat, die überwachte Datensicherung ab 49 € im Monat. Der einmalige IT-Sicherheitscheck kostet 490 € und endet mit einem schriftlichen Bericht. Punktuelle Hilfe ohne Vertrag rechnen wir mit 95 € je Stunde ab, Einsätze vor Ort mit 120 € je Stunde zuzüglich Anfahrt. Richtpreise, netto zzgl. USt.

Richtpreise, netto zzgl. USt. Stand: September 2026 · Alle Preise auf einen Blick

Häufige Fragen