Büros, Kanzleien und Praxen brauchen von ihrer IT vor allem zwei Dinge: Schutz vertraulicher Daten durch klare Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Anmeldung, und Verfügbarkeit durch geprüfte Datensicherung und schnelle Hilfe bei Ausfällen. Mit einem Dienstleister, der Zugriff auf diese Daten hat, braucht es zudem einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. IT-Betreuung kostet 29 € je Arbeitsplatz und Monat.
Dieser Beitrag beschreibt IT-Anforderungen, keine Rechtsberatung. Was für Ihren Berufsstand verbindlich gilt, klären Standesvertretung, Kammer oder Rechtsberatung.
Was Kanzleien und Praxen von anderen Büros unterscheidet
Technisch läuft dort dieselbe Umgebung wie in jedem Büro: Rechner, Mail, Netzwerk, Server oder Cloud. Der Unterschied liegt in den Daten. Mandantenakten, Befunde und Patientenunterlagen unterliegen einer beruflichen Verschwiegenheit, und wer sie preisgibt, verletzt nicht nur einen Datenschutzgrundsatz, sondern das Vertrauen der Menschen, die sie anvertraut haben. Für die IT folgt daraus kein Spezialwerkzeug, sondern eine höhere Messlatte bei Zugriffsschutz und Nachvollziehbarkeit: Wer darf was sehen, und lässt sich das später belegen?
Zugriffsschutz: Wer sieht welche Akte
Die Grundregel ist, dass jede Person nur die Daten erreicht, die ihre Aufgabe verlangt. In einer Kanzlei bedeutet das getrennte Ordner je Fachbereich oder Akte, in einer Praxis getrennte Zugriffe für Ärztin, Assistenz und Verwaltung. Dazu gehören persönliche Konten statt eines gemeinsamen Zugangs, ein Kennwortmanager, die Zwei-Faktor-Anmeldung und das Sperren von Konten beim Austritt. Auch der Dienstleister selbst bekommt nur das, was er braucht. Wie solche Zugänge sauber geregelt werden, beschreibt Zugänge für IT-Dienstleister, was bei Fernwartung sichtbar ist, Was sieht der Dienstleister?.
Verschlüsselung und Geräte
Ein verlorener Laptop darf keine Akten verraten. Deshalb gehören Festplatten verschlüsselt, Bildschirme bei Abwesenheit gesperrt und mobile Geräte so eingerichtet, dass sie sich aus der Ferne löschen lassen. E-Mails mit vertraulichem Inhalt sollten nicht ungeschützt versendet werden; wo Beruf oder Vertrag es verlangen, kommen verschlüsselte Übertragung oder ein sicheres Portal zum Einsatz. Homeoffice und mobile Arbeit brauchen eine gesicherte Anbindung, siehe Homeoffice sicher anbinden.
Verfügbarkeit: Wenn die Praxis nicht arbeiten kann
In einer Praxis ohne System entfallen Termine, in einer Kanzlei laufen Fristen weiter. Also zählt, wie schnell die Arbeit wieder möglich ist. Dazu gehören eine tägliche, regelmäßig geprüfte Datensicherung mit einer zweiten Kopie außerhalb des Hauses, ein Notfallblatt mit den wichtigsten Zugängen und ein Ansprechpartner, der die Umgebung kennt. Wer einmal durchgerechnet hat, was ein Tag Stillstand kostet, sieht die Datensicherung anders; Zahlen und Rechenweg stehen in Was kostet ein Serverausfall?. Datensicherung täglich geprüft kostet 49 € im Monat.
Papier, Telefon und Post nicht vergessen
Vertraulichkeit endet nicht am Bildschirm. Ausdrucke im Drucker-Ausgabefach, Notizen am Empfang, offene Bildschirme im Wartebereich und Anrufbeantworter mit Klartextnachrichten sind in Praxen und Kanzleien häufiger die Lücke als die Technik. Auch die Entsorgung gehört dazu: Alte Festplatten und Multifunktionsgeräte mit Speicher werden vor der Abgabe gelöscht, nicht nur ausgesteckt.
Der Vertrag mit dem Dienstleister
Sobald ein IT-Dienstleister Zugriff auf personenbezogene Daten hat, und das ist bei Fernwartung der Normalfall, handelt er als Auftragsverarbeiter. Dafür verlangt Artikel 28 der DSGVO einen schriftlichen Vertrag, der Gegenstand, Dauer, Art der Daten, Weisungsrechte, Verschwiegenheit, technische und organisatorische Maßnahmen und den Umgang mit Unterauftragnehmern regelt. Fehlt er, ist das ein Mangel auf Seiten des Verantwortlichen, also des Betriebs. Lassen Sie sich den Vertrag vor Beginn der Betreuung vorlegen, und lassen Sie ihn gegebenenfalls von Ihrer Rechtsberatung prüfen.
Was IT-Betreuung für Büros kostet
Die laufende Betreuung kostet bei WVM-IT 29 € je Arbeitsplatz und Monat. Dazu kommen je nach Umgebung die Datensicherung mit 49 € im Monat und eine Servergebühr von 89 € im Monat je Server, wenn einer vorhanden ist. Hilfe außerhalb der Betreuung wird mit 95 € je Stunde in der Fernwartung abgerechnet. Was sich für Ihre Größe rechnet, zeigt der Beitrag Was kostet IT-Betreuung?, den Gesamtüberblick die Seite Kosten.
In Österreich: Kammern, Datenschutzbehörde und Aufbewahrung
Für Kanzleien, Ordinationen und Büros in Österreich gilt neben der DSGVO das Datenschutzgesetz, die Datenschutzbehörde ist die Aufsicht. Eine Datenpanne ist binnen 72 Stunden zu melden, wenn ein Risiko für Betroffene besteht (Art. 33 DSGVO). Berufsrechtliche Anforderungen an Verschwiegenheit und Aufbewahrung setzen die jeweilige Kammer und das Berufsrecht, die IT muss dazu passen und nicht umgekehrt. Allgemeine Fristen für Geschäftsunterlagen stehen in Aufbewahrungsfristen in Österreich. Wenn eine Kanzlei Zulieferer eines größeren Unternehmens ist, kommen Fragebögen dazu, siehe NIS2 und das NISG 2026. Florin Feier aus Lenzing betreut Büros, Kanzleien und Praxen per Fernwartung oder vor Ort, auch in Vöcklabruck, Gmunden, Salzburg, Linz und Wels. Den Zuschnitt für Steuerberatung und Ordination beschreiben IT für Kanzleien und IT für Arztpraxen. Für Betriebe im Innviertel steht IT-Service in Ried im Innkreis, die Leistung selbst unter EDV- und IT-Betreuung. Den Überblick über alle Posten einer laufenden Betreuung gibt der Beitrag EDV-Wartung oder EDV-Betreuung.
Häufige Folgefragen
- Darf ein Dienstleister per Fernwartung auf Patienten- oder Mandantendaten zugreifen?
- Das hängt von Berufsrecht und Vertrag ab, nicht allein von der Technik. Der Betrieb muss klären, was seine Kammer verlangt, und dem Dienstleister den Zugriff nur im nötigen Umfang erlauben, mit Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
- Reicht eine Cloud-Lösung für vertrauliche Akten?
- Sie kann reichen, wenn Anbieter, Standort der Daten, Verschlüsselung und Vertrag zu den Anforderungen passen. Die Frage Server oder Cloud behandelt der Vergleich Server oder Cloud.
- Was kostet der Schutz vor Ausfall?
- Die tägliche geprüfte Datensicherung kostet 49 € im Monat, die Betreuung 29 € je Arbeitsplatz und Monat. Eine Prüfung des Ist-Zustands bietet der IT-Sicherheitscheck für 490 €.
- Wer darf Zugang zum Server haben?
- Möglichst wenige Personen, jede mit eigenem Konto und Zwei-Faktor-Anmeldung. Gemeinsame Administrator-Zugänge sind für vertrauliche Daten die schwächste Lösung, weil niemand mehr nachvollziehen kann, wer etwas getan hat.
Kurz gesagt: Vertrauliche Daten verlangen persönliche Konten, Verschlüsselung, geprüfte Sicherung und einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Dienstleister. Was berufsrechtlich zusätzlich gilt, klärt die Kammer.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu laufende IT-Betreuung besprechen oder ein Angebot für laufende IT-Betreuung zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
Wir melden uns an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.
So geht es weiter
- Wir lesen und ordnen ein
- Wir melden uns mit einer Einschätzung
- Erst danach entscheiden Sie
Wenn es eilt, rufen Sie an: +43 676 3808501
In Ihrer Nähe: IT-Betreuung in Frankenmarkt · IT-Betreuung in Linz