WVM-IT
Der Grundsatz in Österreich: Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung erfolgt ist (§ 132 BAO). Länger gilt es unter anderem bei Unterlagen zu Grundstücken und solange ein Verfahren anhängig ist. Für die IT ist dabei entscheidend, dass die Frist für die **Lesbarkeit** gilt, nicht für das Gerät: Wer nach fünf Jahren den Server wechselt, muss die alten Bestände weiterhin öffnen können — auch dann, wenn es das Programm dazu nicht mehr gibt.
Was das für einen Serverwechsel bedeutet
Vor jedem Wechsel gehört geklärt, welche Datenbestände über die Jahre mitgenommen werden und wie man sie danach noch öffnet. Der klassische Fall: Ein Warenwirtschaftssystem wird abgelöst, die alten Daten bleiben im Format des alten Programms liegen, und in Jahr vier fragt jemand nach einer Rechnung aus Jahr eins. Wer das vorher bedenkt, exportiert die alten Bestände zusätzlich in ein neutrales Format oder hält eine lauffähige Kopie der alten Umgebung vor. Wer es nicht bedenkt, merkt es genau dann, wenn es teuer ist.
Datensicherung ist keine Archivierung
Das sind zwei verschiedene Aufgaben mit verschiedenen Zeiträumen. Eine Datensicherung schützt vor Verlust und hält typischerweise Wochen bis Monate zurück; eine Archivierung erfüllt Fristen und hält Jahre. Wer die Sicherung als Archiv benutzt, hat entweder ein sehr teures Sicherungssystem oder eine Lücke. Die Frage, die das entscheidet, lautet: Können Sie eine Rechnung aus dem vorletzten Jahr in zehn Minuten vorlegen? Wenn nicht, fehlt die Archivierung, nicht die Sicherung.
Und die DSGVO? Die zieht in die andere Richtung
Steuerrecht sagt „aufbewahren“, Datenschutz sagt „löschen, sobald der Zweck erfüllt ist“. Das ist kein Widerspruch, sondern eine Zuordnung: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen bleiben, alles andere wird gelöscht. In der Praxis heißt das, dass ein Betrieb wissen muss, welche Daten in welche Kategorie fallen — Bewerbungsunterlagen, Bewerberdaten, alte Kundenanfragen und Videoaufzeichnungen gehören fast nie zu den aufbewahrungspflichtigen und liegen trotzdem oft jahrelang herum.
Der Unterschied zu Deutschland in einem Satz
In Deutschland gelten nach HGB und AO überwiegend zehn Jahre für Bücher und Buchungsbelege und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe; in Österreich sind es nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre. Wer in beiden Ländern tätig ist, richtet sich sinnvollerweise nach der längeren Frist — und lässt die genaue Zuordnung von der Steuerberatung bestätigen, denn das ist deren Fach und nicht unseres.
Was wir dabei technisch übernehmen
Wir sorgen dafür, dass die Bestände vorhanden, lesbar und gesichert sind: überwachte Datensicherung ab 49 € im Monat, getestete Wiederherstellung, dokumentierte Ablage und ein geordneter Weg bei jedem Serverwechsel. Welche Unterlage rechtlich wie lange aufzubewahren ist, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung — diese Grenze halten wir bewusst ein, statt Rechtsauskünfte zu geben, für die wir nicht ausgebildet sind.
Kurz gesagt: Sieben Jahre in Österreich, gerechnet ab Jahresende — und die Frist gilt für die Lesbarkeit, nicht für das Gerät. Klären Sie das vor dem nächsten Serverwechsel, nicht danach.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.