Der Grundsatz in Österreich: Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung erfolgt ist (§ 132 BAO). Länger gilt es unter anderem bei Unterlagen zu Grundstücken und solange ein Verfahren anhängig ist. Für die IT ist dabei entscheidend, dass die Frist für die **Lesbarkeit** gilt, nicht für das Gerät: Wer nach fünf Jahren den Server wechselt, muss die alten Bestände weiterhin öffnen können — auch dann, wenn es das Programm dazu nicht mehr gibt.
Was das für einen Serverwechsel bedeutet
Vor jedem Wechsel gehört geklärt, welche Datenbestände über die Jahre mitgenommen werden und wie man sie danach noch öffnet. Der klassische Fall: Ein Warenwirtschaftssystem wird abgelöst, die alten Daten bleiben im Format des alten Programms liegen, und in Jahr vier fragt jemand nach einer Rechnung aus Jahr eins. Wer das vorher bedenkt, exportiert die alten Bestände zusätzlich in ein neutrales Format oder hält eine lauffähige Kopie der alten Umgebung vor. Wer es nicht bedenkt, merkt es genau dann, wenn es teuer ist.
Datensicherung ist keine Archivierung
Das sind zwei verschiedene Aufgaben mit verschiedenen Zeiträumen. Eine Datensicherung schützt vor Verlust und hält typischerweise Wochen bis Monate zurück; eine Archivierung erfüllt Fristen und hält Jahre. Wer die Sicherung als Archiv benutzt, hat entweder ein sehr teures Sicherungssystem oder eine Lücke. Die Frage, die das entscheidet, lautet: Können Sie eine Rechnung aus dem vorletzten Jahr in zehn Minuten vorlegen? Wenn nicht, fehlt die Archivierung, nicht die Sicherung.
Und die DSGVO? Die zieht in die andere Richtung
Steuerrecht sagt „aufbewahren“, Datenschutz sagt „löschen, sobald der Zweck erfüllt ist“. Das ist kein Widerspruch, sondern eine Zuordnung: Aufbewahrungspflichtige Unterlagen bleiben, alles andere wird gelöscht. In der Praxis heißt das, dass ein Betrieb wissen muss, welche Daten in welche Kategorie fallen — Bewerbungsunterlagen, Bewerberdaten, alte Kundenanfragen und Videoaufzeichnungen gehören fast nie zu den aufbewahrungspflichtigen und liegen trotzdem oft jahrelang herum.
Der Unterschied zu Deutschland in einem Satz
In Deutschland gelten nach HGB und AO zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse, seit 2025 acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe; in Österreich sind es nach § 132 BAO grundsätzlich sieben Jahre. Wer in beiden Ländern tätig ist, richtet sich sinnvollerweise nach der längeren Frist — und lässt die genaue Zuordnung von der Steuerberatung bestätigen, denn das ist deren Fach und nicht unseres.
Was wir dabei technisch übernehmen
Wir sorgen dafür, dass die Bestände vorhanden, lesbar und gesichert sind: überwachte Datensicherung ab 49 € im Monat, getestete Wiederherstellung, dokumentierte Ablage und ein geordneter Weg bei jedem Serverwechsel. Welche Unterlage rechtlich wie lange aufzubewahren ist, sagt Ihnen Ihre Steuerberatung — diese Grenze halten wir bewusst ein, statt Rechtsauskünfte zu geben, für die wir nicht ausgebildet sind.
In Österreich: Was der Steuerberater von Ihnen braucht
Im Alltag fragt selten das Finanzamt zuerst, sondern der Steuerberater: Er braucht zum Jahresabschluss die Belege vollständig und lesbar, und er arbeitet oft in einem eigenen System, in das Sie Daten hochladen oder per Link freigeben. Klären Sie deshalb früh, in welchem Format Ihr Steuerberater die Unterlagen haben will und ob er selbst ein Archiv führt. Das erspart doppelte Ablage und widersprüchliche Stände. Wenn Sie Ihre Buchhaltung selbst mit einem Programm führen, gehört der Datenstand zum Jahreswechsel gesichert und getrennt vom laufenden Betrieb abgelegt. Das ist unabhängig davon, was der Beitrag zum Serverwechsel sagt, eine praktische Absicherung gegen Fehler bei der nächsten Programmaktualisierung. Wie die Ablage technisch aussieht, beschreibt Datensicherung einrichten; die Ortsseite für Betriebe der Region ist Vöcklamarkt. Florin Feier aus Lenzing richtet das per Fernwartung ein und kommt nach Vöcklamarkt, Vöcklabruck oder ins Salzkammergut. Was Sicherung und Archiv im Betrieb kosten, steht auf der Seite mit den Preisen für Datensicherung.
Häufige Folgefragen
- Reicht die Aufbewahrung in Papierform?
- Wo Unterlagen elektronisch entstanden sind, müssen sie elektronisch aufbewahrt werden — ein Ausdruck ersetzt die Datei nicht. Umgekehrt darf Papier eingescannt werden, wenn die Wiedergabe vollständig und unveränderbar ist. Im Zweifel klärt das die Steuerberatung, nicht die IT.
- Was heißt unveränderbar in der Praxis?
- Dass ein einmal gespeicherter Stand nicht überschrieben werden kann, ohne dass es auffällt. Für die Datensicherung bedeutet das: Stände, die sich nicht nachträglich ändern lassen, und ein Protokoll darüber, wann gesichert wurde. Eine Sicherung, die jede Nacht dieselbe Datei überschreibt, erfüllt das nicht.
- Was passiert bei einem Systemwechsel?
- Die Aufbewahrungspflicht wandert nicht mit der Software. Wer ein Programm ablöst, muss die Daten des alten Systems für die volle Frist lesbar halten — entweder im neuen System oder als Export in einem Format, das ohne die alte Lizenz geöffnet werden kann. Das ist der Punkt, der bei einem Wechsel am häufigsten übersehen wird.
- Was passiert nach Ablauf der Frist?
- Dann dürfen die Unterlagen gelöscht werden — und aus Datenschutzsicht sollten sie es auch, sofern kein anderer Grund für die Aufbewahrung besteht. Das wird in der Praxis übersehen: Betriebe heben alles unbegrenzt auf, weil Löschen Aufwand ist. Damit wächst aber der Schaden, den ein Sicherheitsvorfall anrichten kann, mit jedem Jahr weiter an.
Kurz gesagt: Sieben Jahre in Österreich, gerechnet ab Jahresende — und die Frist gilt für die Lesbarkeit, nicht für das Gerät. Klären Sie das vor dem nächsten Serverwechsel, nicht danach.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu Server & Datensicherung besprechen oder ein Angebot für Server & Datensicherung zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
Wir melden uns an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.
So geht es weiter
- Wir lesen und ordnen ein
- Wir melden uns mit einer Einschätzung
- Erst danach entscheiden Sie
Wenn es eilt, rufen Sie an: +43 676 3808501
In Ihrer Nähe: Datensicherung in Timelkam · Datensicherung in Attnang-Puchheim