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Für die meisten kleinen Betriebe reicht Business Standard: E-Mail mit eigener Domain, Teams, OneDrive und die installierten Office-Programme auf dem Rechner. Business Basic genügt, wenn ausschließlich im Browser gearbeitet wird — was in der Praxis selten stimmt, sobald jemand Excel ernsthaft benutzt. Business Premium lohnt sich, sobald Geräte verwaltet, Zugriffe erzwungen und Notebooks verschlüsselt werden sollen; das ist weniger eine Frage der Betriebsgröße als der Datenart. Die Einrichtung kostet bei uns einmalig 290 €, die Lizenzen selbst kommen von Microsoft und werden monatlich je Benutzer abgerechnet.
Die eine Frage, die die Lizenz entscheidet
Nicht die Mitarbeiterzahl entscheidet, sondern: Wird auf dem Gerät gearbeitet oder nur im Browser? Wer Word und Excel installiert braucht — und das trifft auf fast jeden Betrieb zu, sobald Vorlagen, Serienbriefe oder größere Tabellen im Spiel sind —, braucht Standard. Basic ist ehrlich gemeint für Rollen, die nur Mail und Teams nutzen: Lager, Produktion, Aushilfen. Die Mischung aus beidem ist erlaubt und meistens die günstigste Lösung: Wer im Büro sitzt, bekommt Standard, wer nur Mail liest, Basic.
Wann Business Premium seinen Preis wert ist
Premium unterscheidet sich nicht durch mehr Programme, sondern durch Verwaltung und Schutz. Damit lassen sich Geräte zentral verwalten, verlorene Notebooks aus der Ferne löschen, Festplatten verschlüsseln, Zwei-Faktor-Anmeldung erzwingen und Regeln für den Zugriff von außen setzen. Für einen Betrieb mit Kundendaten, Personalakten oder Mandantendaten auf mobilen Geräten ist das kein Luxus, sondern die günstigste Art, eine Meldepflicht zu vermeiden. Für einen reinen Bürobetrieb ohne mobile Geräte ist es Geld, das anderswo besser aufgehoben ist.
Die drei häufigsten Verschwendungen
Erstens: Lizenzen für Personen, die den Betrieb längst verlassen haben. Das fällt nie auf, weil der Betrag klein und die Abbuchung monatlich ist — nachrechnen lohnt sich fast immer. Zweitens: Premium für alle, obwohl nur fünf Notebooks das Haus verlassen. Drittens: eine zweite Ablage neben OneDrive, weil niemand erklärt hat, wie die vorhandene funktioniert. Der teuerste Posten in Microsoft 365 ist selten die Lizenz, sondern die Doppelstruktur daneben.
Was oft übersehen wird: die Aufbewahrung
Microsoft 365 ist keine Datensicherung. Gelöschte Postfächer und Dateien liegen je nach Einstellung nur eine begrenzte Zeit im Papierkorb, und danach sind sie weg — auch für Microsoft. Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen per Mail bekommt, braucht deshalb entweder eine passende Aufbewahrungsrichtlinie oder eine eigene Sicherung des Mandanten. Wir richten die überwachte Datensicherung ab 49 € im Monat ein; wichtiger als der Preis ist, dass diese Lücke überhaupt jemandem auffällt, bevor sie zählt.
Umstieg von einem alten Exchange oder POP-Postfach
Der Umzug ist Routine und lässt sich so planen, dass niemand eine Mail verliert: Postfächer werden im Hintergrund kopiert, die Umstellung passiert an einem Abend, alte Adressen bleiben eine Zeit lang erreichbar. Was Aufwand macht, ist selten die Technik, sondern die Sammlung: Wer hat noch ein privates Postfach für Firmenpost, welche Verteiler gibt es, welche Geräte holen die Mail sonst noch ab. Diese Liste entsteht vor dem Umzug, nicht danach.
Kurz gesagt: Standard für alle, die auf dem Gerät arbeiten, Basic für den Rest, Premium sobald mobile Geräte mit Firmendaten unterwegs sind. Und einmal im Jahr die Liste der Benutzer gegen die Lohnverrechnung halten.
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