Für die meisten kleinen Betriebe reicht Business Standard: E-Mail mit eigener Domain, Teams, OneDrive und die installierten Office-Programme auf dem Rechner. Business Basic genügt, wenn ausschließlich im Browser gearbeitet wird — was in der Praxis selten stimmt, sobald jemand Excel ernsthaft benutzt. Business Premium lohnt sich, sobald Geräte verwaltet, Zugriffe erzwungen und Notebooks verschlüsselt werden sollen; das ist weniger eine Frage der Betriebsgröße als der Datenart. Die Einrichtung kostet bei uns einmalig 290 €, die Lizenzen selbst kommen von Microsoft und werden monatlich je Benutzer abgerechnet.
Steht die Lizenz fest, folgt die Einrichtung: Microsoft 365 / Office 365 einrichten lassen (290 €).
Die eine Frage, die die Lizenz entscheidet
Nicht die Mitarbeiterzahl entscheidet, sondern: Wird auf dem Gerät gearbeitet oder nur im Browser? Wer Word und Excel installiert braucht — und das trifft auf fast jeden Betrieb zu, sobald Vorlagen, Serienbriefe oder größere Tabellen im Spiel sind —, braucht Standard. Basic ist ehrlich gemeint für Rollen, die nur Mail und Teams nutzen: Lager, Produktion, Aushilfen. Die Mischung aus beidem ist erlaubt und meistens die günstigste Lösung: Wer im Büro sitzt, bekommt Standard, wer nur Mail liest, Basic.
Wann Business Premium seinen Preis wert ist
Premium unterscheidet sich nicht durch mehr Programme, sondern durch Verwaltung und Schutz. Damit lassen sich Geräte zentral verwalten, verlorene Notebooks aus der Ferne löschen, Festplatten verschlüsseln, Zwei-Faktor-Anmeldung erzwingen und Regeln für den Zugriff von außen setzen. Für einen Betrieb mit Kundendaten, Personalakten oder Mandantendaten auf mobilen Geräten ist das kein Luxus, sondern die günstigste Art, eine Meldepflicht zu vermeiden. Für einen reinen Bürobetrieb ohne mobile Geräte ist es Geld, das anderswo besser aufgehoben ist.
Die drei häufigsten Verschwendungen
Erstens: Lizenzen für Personen, die den Betrieb längst verlassen haben. Das fällt nie auf, weil der Betrag klein und die Abbuchung monatlich ist — nachrechnen lohnt sich fast immer. Zweitens: Premium für alle, obwohl nur fünf Notebooks das Haus verlassen. Drittens: eine zweite Ablage neben OneDrive, weil niemand erklärt hat, wie die vorhandene funktioniert. Der teuerste Posten in Microsoft 365 ist selten die Lizenz, sondern die Doppelstruktur daneben.
Was oft übersehen wird: die Aufbewahrung
Microsoft 365 ist keine Datensicherung. Gelöschte Postfächer und Dateien liegen je nach Einstellung nur eine begrenzte Zeit im Papierkorb, und danach sind sie weg — auch für Microsoft. Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen per Mail bekommt, braucht deshalb entweder eine passende Aufbewahrungsrichtlinie oder eine eigene Sicherung des Mandanten. Wir richten die überwachte Datensicherung ab 49 € im Monat ein; wichtiger als der Preis ist, dass diese Lücke überhaupt jemandem auffällt, bevor sie zählt.
Umstieg von einem alten Exchange oder POP-Postfach
Der Umzug ist Routine und lässt sich so planen, dass niemand eine Mail verliert: Postfächer werden im Hintergrund kopiert, die Umstellung passiert an einem Abend, alte Adressen bleiben eine Zeit lang erreichbar. Was Aufwand macht, ist selten die Technik, sondern die Sammlung: Wer hat noch ein privates Postfach für Firmenpost, welche Verteiler gibt es, welche Geräte holen die Mail sonst noch ab. Diese Liste entsteht vor dem Umzug, nicht danach.
Microsoft 365 in Salzburger und oberösterreichischen Betrieben
In österreichischen Betrieben ist die Lizenzfrage selten die schwierigste. Häufiger fehlt die Zuordnung: Wer ist eigentlich Inhaber des Microsoft-Kontos, auf welche E-Mail-Adresse läuft das Abonnement, und wer bekommt die Rechnung? In vielen Kleinbetrieben im Raum Salzburg liegt das Konto auf dem privaten Postfach eines Gründers, das längst nicht mehr benutzt wird. Dazu kommt, dass Rechnungen für Lizenzen als Betriebsausgabe sauber belegt und beim Steuerberater abgelegt sein müssen. Prüfen Sie deshalb vor jeder Lizenzänderung: Wer ist Globaler Administrator, gibt es mindestens zwei, und läuft die Zahlung über ein Betriebskonto. Die Einrichtung samt Postfachumzug und Zwei-Faktor-Anmeldung beschreibt Microsoft 365 einrichten. Für Betriebe im Salzburger Raum ist Salzburg die Ortsseite. Florin Feier aus Lenzing richtet das per Fernwartung ein und kommt für Arbeitsplätze und Geräte auch vor Ort.
Häufige Folgefragen
- Was unterscheidet Business Basic von Standard?
- Basic gibt Ihnen die Dienste im Browser: E-Mail, Teams, Dateiablage. Standard enthält zusätzlich die installierten Programme auf dem Rechner. Wer Word und Excel nur gelegentlich und im Browser nutzt, kommt mit Basic aus; wer den ganzen Tag in Excel arbeitet, merkt den Unterschied sofort.
- Kann man Lizenzarten mischen?
- Ja, und das ist meistens die günstigste Lösung. In den wenigsten Betrieben brauchen alle dasselbe: Die Buchhaltung braucht die installierten Programme, der Lagerbereich oft nur E-Mail und Teams. Lizenzen lassen sich je Person zuweisen und monatlich ändern.
- Was passiert mit den Daten, wenn wir kündigen?
- Sie bleiben eine begrenzte Zeit abrufbar und werden danach gelöscht — die Fristen ändern sich, deshalb steht hier keine Zahl. Wichtig ist der Grundsatz: Vor einer Kündigung gehören Postfächer und Dateien exportiert, und zwar in ein Format, das Sie ohne das Abonnement noch öffnen können.
- Was ist mit Konten für ausgeschiedene Mitarbeiter?
- Sie werden nicht gelöscht, sondern zuerst gesperrt und in ein geteiltes Postfach umgewandelt — dann bleiben E-Mails und Dateien erreichbar, ohne dass die Lizenz weiterläuft. Das ist einer der häufigsten unbemerkten Kostenpunkte: Betriebe zahlen jahrelang für Konten von Personen, die längst nicht mehr da sind, weil niemand zuständig war.
Kurz gesagt: Standard für alle, die auf dem Gerät arbeiten, Basic für den Rest, Premium sobald mobile Geräte mit Firmendaten unterwegs sind. Und einmal im Jahr die Liste der Benutzer gegen die Lohnverrechnung halten.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu laufende IT-Betreuung besprechen oder ein Angebot für laufende IT-Betreuung zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
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