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Der Wechsel gelingt, wenn die Übergabe vor der Kündigung geklärt ist — nicht danach. Verlangen Sie schriftlich: alle Administratorzugänge zu Server, Netzwerk, Microsoft 365 und Firewall, die Inhaberschaft an Domain und Hosting, die Lizenzunterlagen, eine Liste aller Geräte mit Standort und Seriennummer sowie die Zugangsdaten zu allen Verträgen, die auf Ihren Betrieb laufen. Solange das Verhältnis funktioniert, bekommen Sie diese Liste in ein paar Tagen; nach einer Kündigung kann daraus ein Monat werden.
Warum die Reihenfolge über den Aufwand entscheidet
Der häufigste Fehler ist, zuerst zu kündigen und dann nach den Zugängen zu fragen. Ab dem Moment der Kündigung arbeitet der bisherige Dienstleister an einem Auftrag, der ihm nichts mehr einbringt, und Rückfragen dauern. Rechtlich haben Sie in aller Regel Anspruch auf Ihre Daten und Zugänge, aber ein Anspruch ist kein Zugang: Wer ihn durchsetzen muss, verliert Wochen. Die vollständige Übergabeliste anzufordern, solange noch ein Vertrag läuft, ist kein unfreundlicher Akt, sondern normale Sorgfalt.
Die Liste, die Sie herausverlangen
Administratorkonten für Server, Netzwerk, Firewall und Microsoft 365. Der Zugang zum Domain-Konto und zum Hosting, jeweils auf Ihren Betrieb registriert. Lizenzunterlagen mit Nachweis, auf wen sie laufen. Eine Geräteliste mit Standort, Seriennummer und Garantiestand. Die Zugangsdaten aller Verträge, die Ihren Namen tragen — Telefonie, Internetanschluss, Fachsoftware. Und die Dokumentation: Netzplan, IP-Bereiche, wo die Sicherung liegt und wie sie zurückgespielt wird.
Der Punkt, an dem es meistens hakt: die Domain
Sehr häufig steht die Domain nicht auf dem Betrieb, sondern auf dem Konto des Dienstleisters — nicht aus böser Absicht, sondern weil es beim Anlegen schneller ging. Solange alle miteinander reden, ist ein Inhaberwechsel eine Formsache von wenigen Tagen. Ist der Kontakt abgerissen, hängt alles am Anbieter, und im schlechtesten Fall bleibt nur eine neue Adresse — mit allem, was daran hängt: Mailadressen, Briefpapier, Suchmaschinenplätze. Prüfen Sie das als Erstes, nicht als Letztes.
Wie eine saubere Übernahme abläuft
Zuerst eine Bestandsaufnahme: Was ist da, was läuft, was ist ungesichert. Dann werden Zugänge übernommen und neue Administratorkonten angelegt, während die alten noch bestehen — abgeschaltet wird erst, wenn der neue Weg nachweislich funktioniert. Danach kommen Überwachung und Datensicherung, und erst zum Schluss werden Dinge verändert. Eine Übernahme, die am ersten Tag umbaut, ist keine Übernahme, sondern ein Risiko ohne Not.
Was Sie beim neuen Dienstleister vereinbaren sollten
Genau dasselbe, was Sie beim alten vermisst haben: dass alle Zugänge auf Ihren Betrieb laufen, dass die Dokumentation Ihnen gehört und jederzeit herausgegeben wird, und dass es keine Systeme gibt, aus denen Sie ohne Mitwirkung des Anbieters nicht wieder herauskommen. Wer das nicht zusagen will, sagt damit etwas über die eigene Bindungsstrategie — und zwar mehr, als jede Referenzliste aussagt.
Kurz gesagt: Fordern Sie die Übergabeliste an, bevor Sie kündigen. Ein Wechsel ist danach eine Woche Arbeit; ohne sie können daraus Monate werden.
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