Der Wechsel gelingt, wenn die Übergabe vor der Kündigung geklärt ist — nicht danach. Verlangen Sie schriftlich: alle Administratorzugänge zu Server, Netzwerk, Microsoft 365 und Firewall, die Inhaberschaft an Domain und Hosting, die Lizenzunterlagen, eine Liste aller Geräte mit Standort und Seriennummer sowie die Zugangsdaten zu allen Verträgen, die auf Ihren Betrieb laufen. Solange das Verhältnis funktioniert, bekommen Sie diese Liste in ein paar Tagen; nach einer Kündigung kann daraus ein Monat werden.
Warum die Reihenfolge über den Aufwand entscheidet
Der häufigste Fehler ist, zuerst zu kündigen und dann nach den Zugängen zu fragen. Ab dem Moment der Kündigung arbeitet der bisherige Dienstleister an einem Auftrag, der ihm nichts mehr einbringt, und Rückfragen dauern. Rechtlich haben Sie in aller Regel Anspruch auf Ihre Daten und Zugänge, aber ein Anspruch ist kein Zugang: Wer ihn durchsetzen muss, verliert Wochen. Die vollständige Übergabeliste anzufordern, solange noch ein Vertrag läuft, ist kein unfreundlicher Akt, sondern normale Sorgfalt.
Die Liste, die Sie herausverlangen
Administratorkonten für Server, Netzwerk, Firewall und Microsoft 365. Der Zugang zum Domain-Konto und zum Hosting, jeweils auf Ihren Betrieb registriert. Lizenzunterlagen mit Nachweis, auf wen sie laufen. Eine Geräteliste mit Standort, Seriennummer und Garantiestand. Die Zugangsdaten aller Verträge, die Ihren Namen tragen — Telefonie, Internetanschluss, Fachsoftware. Und die Dokumentation: Netzplan, IP-Bereiche, wo die Sicherung liegt und wie sie zurückgespielt wird.
Der Punkt, an dem es meistens hakt: die Domain
Sehr häufig steht die Domain nicht auf dem Betrieb, sondern auf dem Konto des Dienstleisters — nicht aus böser Absicht, sondern weil es beim Anlegen schneller ging. Solange alle miteinander reden, ist ein Inhaberwechsel eine Formsache von wenigen Tagen. Ist der Kontakt abgerissen, hängt alles am Anbieter, und im schlechtesten Fall bleibt nur eine neue Adresse — mit allem, was daran hängt: Mailadressen, Briefpapier, Suchmaschinenplätze. Prüfen Sie das als Erstes, nicht als Letztes.
Wie eine saubere Übernahme abläuft
Zuerst eine Bestandsaufnahme: Was ist da, was läuft, was ist ungesichert. Dann werden Zugänge übernommen und neue Administratorkonten angelegt, während die alten noch bestehen — abgeschaltet wird erst, wenn der neue Weg nachweislich funktioniert. Danach kommen Überwachung und Datensicherung, und erst zum Schluss werden Dinge verändert. Eine Übernahme, die am ersten Tag umbaut, ist keine Übernahme, sondern ein Risiko ohne Not.
Der Wechsel in fünf Schritten
Erstens die Bestandsaufnahme, noch bevor jemand kündigt: Was ist da, was läuft, was ist ungesichert, und wer hat welche Zugänge. Zweitens die Übergabeliste schriftlich beim bisherigen Dienstleister anfordern, mit Zugängen, Domain, Lizenzen und Dokumentation (die Checkliste führt jeden Punkt einzeln auf). Drittens die Zugänge übernehmen und neue Administratorkonten anlegen, während die alten noch bestehen. Viertens Überwachung und Datensicherung einrichten und eine Wiederherstellung einmal wirklich probieren. Fünftens erst dann die Zusammenarbeit mit dem bisherigen Dienstleister zum vertraglich vereinbarten Termin beenden und dessen Zugänge abschalten. Wann welche Kündigungsfrist gilt, steht in Ihrem bestehenden Vertrag, nicht in diesem Beitrag.
Was der Wechsel kostet
Bestandsaufnahme und Übernahme rechnen wir nach Aufwand ab: per Fernwartung 95 € je Stunde, vor Ort 120 € je Stunde zuzüglich Anfahrt. Wer vorab Gewissheit über den Zustand der Umgebung will, kann einen schriftlichen IT-Sicherheitscheck für 490 € beauftragen; er endet mit einer nach Dringlichkeit sortierten Liste. Die laufende Betreuung danach beginnt bei 29 € je Arbeitsplatz und Monat, Rechenbeispiele stehen auf der Seite Was kostet IT-Betreuung. Eine feste Summe für die Übernahme nennen wir erst nach der Bestandsaufnahme, weil sie vom Zustand abhängt, den wir vorher nicht kennen.
Was Sie beim neuen Dienstleister vereinbaren sollten
Genau dasselbe, was Sie beim alten vermisst haben: dass alle Zugänge auf Ihren Betrieb laufen, dass die Dokumentation Ihnen gehört und jederzeit herausgegeben wird, und dass es keine Systeme gibt, aus denen Sie ohne Mitwirkung des Anbieters nicht wieder herauskommen. Wer das nicht zusagen will, sagt damit etwas über die eigene Bindungsstrategie — und zwar mehr, als jede Referenzliste aussagt.
Der Wechsel im Innviertel und anderswo, ohne Streit
In kleineren Orten wie Ried im Innkreis kennt man den bisherigen IT-Betreuer oft persönlich, und genau das erschwert den Wechsel: Niemand will unhöflich wirken, also bleibt die Übergabe vage. Hilfreich ist, den Wechsel sachlich und schriftlich anzustoßen. Schicken Sie dem bisherigen Dienstleister ein kurzes Schreiben mit Kündigungsfrist laut Vertrag, der Bitte um die Zugangsdaten und Dokumentation und einem Übergabetermin. Dass Zugangsdaten zu Ihren eigenen Systemen Ihnen gehören, ist keine Gefälligkeit, sondern Teil der Verantwortung, die Sie nach der DSGVO für Ihre Daten tragen. Wenn personenbezogene Daten im Spiel sind, was bei Kundenlisten, Personalakten oder E-Mails immer der Fall ist, gehört außerdem eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung mit dem neuen Dienstleister dazu. Den Ablauf beschreibt die Checkliste zum Dienstleisterwechsel; die Ortsseite für das Innviertel ist Ried im Innkreis. Florin Feier aus Lenzing übernimmt die Betreuung per Fernwartung oder kommt für den Übergabetermin vorbei. Was ein EDV-Betreuer für einen kleinen Betrieb in Oberösterreich im Alltag übernimmt, beschreibt der Leitbeitrag.
Häufige Folgefragen
- Muss der alte Dienstleister die Zugänge herausgeben?
- Die Zugänge zu Ihren Systemen gehören Ihnen, nicht ihm — das ist der Ausgangspunkt jeder Übergabe. In der Praxis hilft es, das schriftlich und mit einer Frist zu erbitten und eine Liste mitzuschicken, was genau gemeint ist: Domain, Hosting, E-Mail, Server, Firewall, Lizenzen, Sicherung. Wer pauschal um alle Zugänge bittet, bekommt erfahrungsgemäß die Hälfte.
- Wie lange dauert ein Wechsel?
- Die reine Übernahme dauert bei einem kleinen Betrieb wenige Tage; Zeit braucht die Bestandsaufnahme davor. Planen Sie den Wechsel nicht in eine Woche mit Jahresabschluss oder Inventur — nicht weil er riskant wäre, sondern weil in diesen Wochen niemand Zeit für Rückfragen hat.
- Kann etwas verlorengehen?
- Wenn die Reihenfolge stimmt, nein. Die Regel: erst alles dokumentieren und in Ihren Besitz überführen, dann umstellen, dann den alten Zugang schließen. Die Fehler passieren fast immer, weil jemand den letzten Schritt vorzieht.
- Was gehört in eine Übergabedokumentation?
- Sechs Dinge: eine Liste aller Geräte mit Standort, alle Zugänge samt Verwahrungsort, die Netzwerkstruktur mit IP-Bereichen, die Sicherungseinstellungen samt letztem geprüften Wiederherstellungstest, alle Lizenzen mit Laufzeit, und die Verträge mit Kündigungsfristen. Fehlt eines davon, ist die Übergabe nicht abgeschlossen — auch wenn alles läuft.
Kurz gesagt: Fordern Sie die Übergabeliste an, bevor Sie kündigen. Ein Wechsel ist danach eine Woche Arbeit; ohne sie können daraus Monate werden.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu Wartung der Büro-IT besprechen oder ein Angebot für Wartung der Büro-IT zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
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