Die 3-2-1-Regel verlangt drei Kopien Ihrer Daten, auf zwei verschiedenen Medien, davon eine an einem anderen Ort. Für eine kleine Firma heißt das: die Originaldaten, eine Sicherung auf einem eigenen Gerät im Haus und eine Kopie außer Haus, die vom Netzwerk getrennt ist. Als tägliche, geprüfte Datensicherung kostet das bei WVM-IT 49 € im Monat.
Wie Sie prüfen, ob eine bestehende Sicherung im Ernstfall zurückkommt, beschreibt Datensicherung richtig prüfen. Dieser Beitrag beantwortet die Frage davor: wie eine Sicherung aufgebaut sein sollte.
Was die drei Zahlen bedeuten
Die 3 steht für drei Exemplare der Daten: das Original auf dem Rechner oder Server und zwei Sicherungskopien. Die 2 bedeutet zwei verschiedene Medien, also nicht zwei Mal dieselbe Sorte Festplatte, die im selben Schrank steht; typisch ist eine externe Platte oder ein Netzwerkspeicher plus ein Cloud-Speicher. Die 1 steht für eine Kopie an einem anderen Ort. Sie ist der Teil, der am häufigsten fehlt und im Ernstfall den Unterschied macht, denn Brand, Einbruch und Wasserschaden treffen alles im selben Raum zugleich.
Der vierte Punkt, der in der Regel nicht steht
Eine Kopie, die dauernd am Netzwerk hängt, ist gegen Schadsoftware kein Schutz. Verschlüsselungssoftware sucht gezielt nach Sicherungen und verschlüsselt sie mit (siehe Ransomware und Ransomware im Betrieb). Deshalb gehört zu den drei Kopien mindestens eine, die der Angreifer nicht verändern kann: eine Sicherung mit mehreren zurückliegenden Ständen, auf die das Büronetz nur schreibend, nicht löschend zugreift, oder ein Medium, das nach der Sicherung abgesteckt wird. Wie diese Trennung technisch gelingt, hängt vom Betrieb ab; entscheidend ist, dass sie existiert.
Eine Umsetzung für 8 Arbeitsplätze
Ein Betrieb mit 8 Arbeitsplätzen und einer zentralen Dateiablage könnte so aufgebaut sein: Die Originaldaten liegen auf dem Server oder in der Cloud. Jede Nacht läuft eine Sicherung auf einen Netzwerkspeicher im Haus (Kopie zwei, Medium zwei). Zusätzlich wird dieselbe Sicherung verschlüsselt zu einem Cloud-Speicher übertragen (Kopie drei, anderer Ort). Dazu kommt die Prüfung: In regelmäßigen Abständen wird eine Datei wirklich zurückgeholt. Genau diesen Dreiklang aus täglicher Sicherung, Kopie außer Haus und Prüfung bildet die Datensicherung von WVM-IT ab, für 49 € im Monat, unabhängig von der Zahl der Arbeitsplätze.
Was nicht gesichert wird, wenn man nicht daran denkt
Vier Lücken tauchen immer wieder auf. Erstens die Postfächer: Microsoft 365 sichert die eigene Infrastruktur, nicht Ihre Fehler, ein gelöschtes Postfach ist nach der Aufbewahrungsfrist weg. Zweitens Notebooks: Was nur auf dem Laptop eines Außendienstlers liegt, steht in keiner Serversicherung. Drittens Datenbanken von Branchenprogrammen, die während der Sicherung offen sind und deshalb nicht sauber kopiert werden. Viertens Zugangsdaten und Lizenzschlüssel, ohne die ein neuer Rechner nicht in einem Tag wieder arbeitsfähig ist. Eine Bestandsaufnahme dieser Orte ist der erste Schritt, bevor irgendeine Software eingestellt wird.
Wie lange Stände aufgehoben werden
Die Aufbewahrungsdauer der Sicherungsstände ist eine eigene Entscheidung. Eine Verschlüsselung fällt meist binnen Stunden auf, eine versehentlich gelöschte Datei oft erst nach Wochen, ein Fehler in der Buchhaltung manchmal erst beim Abschluss. Sicherungsstände von mehreren Wochen bis Monaten sind deshalb sinnvoller als die letzten sieben Tage. Davon zu unterscheiden ist die gesetzliche Aufbewahrung der Buchhaltung: Die Unterlagen selbst müssen sieben Jahre verfügbar sein, was Sie am besten durch Archivierung statt durch endlose Sicherungsstände erreichen (Aufbewahrungsfristen in Österreich).
Typische Fehler beim Aufbau
Vier Fehler sehen wir immer wieder. Die Sicherung liegt auf einer Platte am selben Server, womit ein Defekt oder ein Angriff beide trifft. Das Sicherungskonto hat Administratorrechte im gesamten Netz, sodass Schadsoftware es mitbenutzen kann. Die Meldungen des Sicherungsprogramms gehen an eine Adresse, die niemand mehr liest. Und der Sicherungsumfang wurde einmal festgelegt, danach kam ein neues Programm mit eigenen Datenordnern dazu, die niemand aufnahm. Gegen alle vier hilft dieselbe Gewohnheit: einmal im Quartal die Auswahl durchgehen und eine Datei zurückholen.
Was eine Rückholung im Ernstfall dauert
Zwischen „die Sicherung existiert“ und „der Betrieb arbeitet wieder“ liegt Zeit, die man vorab abschätzen sollte. Einzelne Dateien sind in Minuten zurück, ein ganzer Server mit mehreren hundert Gigabyte braucht je nach Leitung Stunden bis Tage. Rechnen Sie deshalb schon heute durch: Wie viele Daten müssen im Ernstfall zuerst zurückkommen, und wie lange hält der Betrieb ohne sie durch? Mehr zu den Folgekosten eines Ausfalls steht in Was kostet ein Serverausfall?.
In Österreich: Datenschutz und Standort der Kopie
Liegt die Kopie außer Haus bei einem Cloud-Anbieter, sind personenbezogene Daten Ihrer Kunden und Mitarbeiter dort gespeichert. Nach der DSGVO brauchen Sie dafür einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter und sollten wissen, in welchem Land die Daten liegen. Geht doch einmal etwas verloren, gilt bei Personenbezug die Meldung an die Datenschutzbehörde binnen 72 Stunden. Florin Feier aus Lenzing richtet die Sicherung per Fernwartung ein (Datensicherung einrichten) und begleitet die laufende Prüfung im Rahmen der Server- und Datensicherung; vor Ort ist er bei Bedarf in Wels, Linz, Vöcklabruck, Gmunden oder Salzburg.
Häufige Folgefragen
- Reicht eine externe Festplatte, die einmal die Woche angesteckt wird?
- Als Anfang ja, als Lösung nein. Sie deckt höchstens Kopie zwei ab, hängt von einer Person ab, die daran denkt, und liegt meist im selben Raum wie der Rechner. Fällt der Wochenrhythmus aus, fehlen im Ernstfall die Daten mehrerer Wochen.
- Ist Cloud-Speicher wie OneDrive schon eine Sicherung?
- Nein, er ist eine Synchronisation: Was am Rechner gelöscht oder verschlüsselt wird, folgt in die Cloud. Eine Sicherung hat dagegen zurückliegende Stände, aus denen Sie wählen können.
- Was kostet die Datensicherung bei WVM-IT?
- 49 € im Monat netto, unabhängig von der Zahl der Arbeitsplätze, mit täglicher Sicherung und geprüfter Wiederherstellung. Speicherplatz bei Dritten gilt als gesonderte Position und wird vorab im Angebot genannt.
- Wie oft sollte die Wiederherstellung getestet werden?
- Mindestens einmal im Quartal und nach jeder größeren Änderung an Servern oder Programmen. Der Test besteht darin, eine echte Datei zurückzuholen und zu öffnen.
- Brauchen kleine Betriebe ohne Server auch eine Sicherung?
- Ja, die Daten liegen dann auf den Rechnern oder in der Cloud, und beides kann ausfallen oder verschlüsselt werden. Die 3-2-1-Regel gilt unabhängig davon, ob ein Server vorhanden ist.
Kurz gesagt: Drei Kopien, zwei Medien, eine außer Haus, und eine davon, die Schadsoftware nicht erreicht. Erst die getestete Rückholung macht daraus eine Sicherung.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu Server & Datensicherung besprechen oder ein Angebot für Server & Datensicherung zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier · · Aktualisiert:
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