Microsoft 365 oder Google Workspace — was passt zu einem kleinen Betrieb?

Aktualisiert: 09.10.2026

Beide Pakete können, was ein Betrieb braucht: E-Mail mit eigener Domain, Ablage, Kalender, Videobesprechungen und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten. Der Unterschied liegt in zwei Punkten: Microsoft 365 bringt die installierten Office-Programme mit und ist die naheliegende Wahl, wenn Fachsoftware, Vorlagen oder Buchhaltung an Word und Excel hängen. Google Workspace ist im Browser schneller und einfacher, solange niemand auf komplexe Excel-Dateien oder Office-Vorlagen angewiesen ist. Die Einrichtung von Microsoft 365 kostet bei uns einmalig 290 €.

Diese Frage wird selten technisch entschieden und meistens von der Umgebung: Womit arbeiten Ihre Kunden, Ihre Steuerberatung, Ihre Fachsoftware? Wer täglich Dateien austauscht, spart sich viel Ärger, wenn er dasselbe Format benutzt wie die Gegenseite. Preise nennen wir hier bewusst nicht — beide Anbieter ändern ihre Pakete, und eine veraltete Zahl über einen Dritten wäre schlechter als keine.

Die Gegenüberstellung

Kriterium	Microsoft 365	Google Workspace
Office-Programme auf dem Gerät	Enthalten (ab dem Standard-Paket)	Nicht enthalten — gearbeitet wird im Browser
Komplexe Excel-Dateien und Vorlagen	Der Maßstab, an dem alle anderen gemessen werden	Öffnet sie, bildet aber nicht alles identisch ab
Gemeinsames Arbeiten im Browser	Möglich, wirkt aber schwerer	Die Stärke des Pakets
Anbindung an Fachsoftware	Fast jede Branchenlösung setzt Outlook oder Excel voraus	Häufig nur über Umwege
Verwaltung von Geräten	Im Premium-Paket enthalten	Vorhanden, in kleinen Betrieben seltener genutzt
Einarbeitung	Vertraut für alle, die Windows gewohnt sind	Schnell zu lernen, aber ungewohnt
Datensicherung	Nicht enthalten — muss ergänzt werden	Ebenfalls nicht enthalten

Die Tabelle ist quer scrollbar.

Wann Microsoft 365 die richtige Wahl ist

Eine Fachsoftware setzt Outlook, Word oder Excel voraus — das ist in Handwerk, Handel und Kanzleien der Regelfall.
Es gibt gewachsene Vorlagen, Serienbriefe oder Tabellen mit Formeln, die weiterlaufen sollen.
Notebooks verlassen das Haus und sollen zentral verwaltet und verschlüsselt werden.
Der Austausch mit Steuerberatung, Behörden oder Kunden läuft in Office-Formaten.

Wann Google Workspace besser passt

Gearbeitet wird ohnehin fast nur im Browser, auf wechselnden Geräten.
Mehrere Personen schreiben gleichzeitig an denselben Dokumenten.
Es gibt keine Fachsoftware, die Office-Programme voraussetzt.
Das Team ist an Android-Geräte und Google-Konten gewöhnt.

Der Wechsel ist möglich — aber er kostet Ordnung

Von einem Paket ins andere zu wechseln ist technisch machbar: Mail, Kontakte und Kalender lassen sich übernehmen, Dateien ebenfalls. Aufwand entsteht an anderer Stelle — bei Vorlagen, Formeln, Verteilern, Freigaben und all den kleinen Verknüpfungen, die über Jahre entstanden sind. Deshalb lohnt es sich, die Entscheidung einmal richtig zu treffen und dann dabei zu bleiben. Wenn Sie unsicher sind, ist die Frage nach der Fachsoftware fast immer der Ausschlag: Was sie voraussetzt, gewinnt.

Richtpreise, netto zzgl. USt. Stand: Oktober 2026 · Alle Preise auf einen Blick

Für Betriebe in Oberösterreich: Steuerberatung, Aufbewahrung und Kassa

In österreichischen Betrieben entscheidet oft die Steuerberatung mit: Buchhaltungsdaten und Belege laufen häufig in Office-Formaten hin und her, und die Unterlagen müssen 7 Jahre aufbewahrt werden (BAO § 132). Beide Pakete ersetzen keine Archivierung, denn ein Cloud-Postfach ist kein Aufbewahrungskonzept. Legen Sie fest, wo Belege, Rechnungen und Kassa-Unterlagen liegen, bevor Sie das Paket wählen, und lassen Sie die Datensicherung gleich mitplanen. Für die Kassa selbst gelten die Vorgaben zu Registrierkasse und Belegerteilung unabhängig vom E-Mail-Paket.

Florin Feier aus Lenzing richtet Microsoft 365 per Fernwartung ein, bei Bedarf auch vor Ort, etwa in Linz, Wels, Salzburg, Gmunden, Vöcklabruck und im Salzkammergut. Welche Lizenz zu wie vielen Postfächern passt, steht im Beitrag Microsoft-365-Lizenz für kleine Firmen, die Fristen im Beitrag Aufbewahrungsfristen in Österreich. Wer von einem bestehenden Postfach umzieht, bekommt vorher eine Liste aller Adressen, Verteiler und Weiterleitungen, damit beim Wechsel nichts verloren geht. Das gilt auch für Mails mit Rechnungen: Sie sollten dort liegen, wo sie in sieben Jahren noch auffindbar sind. Wie die laufende IT-Betreuung nach der Entscheidung aussieht, steht auf der Leistungsseite.

Häufige Fragen

Können wir beides parallel betreiben?

Technisch ja, sinnvoll fast nie. Zwei Ablagen bedeuten zwei Orte für dieselbe Datei, und die Frage „wo liegt die aktuelle Fassung“ kostet mehr Zeit als jede Lizenz. Wenn eine Übergangszeit nötig ist, sollte sie ein Datum haben und kein Dauerzustand werden.

Liegen unsere Daten in der EU?

Beide Anbieter betreiben Rechenzentren in Europa und lassen sich entsprechend einstellen; beide sind US-Unternehmen, woraus sich datenschutzrechtliche Fragen ergeben, die aktuell zu bewerten sind. Was wir tun können, ist die Einstellung sauber vorzunehmen und schriftlich festzuhalten, was wohin geht — das brauchen Sie ohnehin für Ihr Verarbeitungsverzeichnis.

Was ist mit E-Mail beim bisherigen Anbieter?

Ein einfaches Postfach beim Webhoster ist günstiger als beide Pakete und für einen Betrieb mit zwei Adressen manchmal genau richtig. Sobald es aber um gemeinsame Kalender, Ablage, Videobesprechungen oder verwaltete Geräte geht, ist der Vergleich unfair — dann vergleicht man ein Postfach mit einer Arbeitsumgebung.

Richten Sie beides ein?

Wir richten Microsoft 365 ein; die Einrichtung kostet einmalig 290 €. Die laufende Betreuung ist davon getrennt und wird gesondert vereinbart. Google Workspace richten wir ebenfalls ein, wenn es für Ihren Betrieb die passende Wahl ist — dann rechnen wir nach Aufwand mit 95 € je Stunde ab. Wir empfehlen nicht das, was uns besser passt, sondern das, was zu Ihrer Software passt.

Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu Microsoft 365 oder Google besprechen oder ein Angebot für Microsoft 365 oder Google zusammenstellen.

Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.