Checkliste: neuen Arbeitsplatz einrichten

In Betrieben ohne eigene IT-Abteilung dauert die Einrichtung eines Arbeitsplatzes typischerweise deshalb Tage, weil niemand vorher weiß, was gebraucht wird. Der Ablauf lässt sich einmal aufschreiben und danach in einer Stunde abarbeiten. Genau das ist diese Liste.

Vor dem ersten Arbeitstag

Gerät festlegen und bestellen — passend zur Aufgabe, nicht zum Katalog Ein Notebook für jemanden, der am Schreibtisch sitzt, kostet mehr und leistet weniger.
Benutzerkonto anlegen, Gruppen und Zugriffsrechte zuweisen Rechte werden am Anfang vergeben und danach nie wieder überprüft — deshalb hier sorgfältig.
E-Mail-Adresse und Verteiler einrichten, Signatur vorbereiten Die Signatur wird sonst dreimal nachgebessert, weil jeder sie anders schreibt.
Zwei-Faktor-Anmeldung einrichten und die Wiederherstellungsmöglichkeit hinterlegen Am ersten Tag dauert das fünf Minuten; nach einem verlorenen Telefon einen halben Tag.
Programme installieren, die zur Rolle gehören — Fachsoftware, Office, Drucker Am ersten Tag noch etwas nachzuinstallieren kostet mehr als die Vorbereitung.
Festplatte verschlüsseln und den Wiederherstellungsschlüssel sichern Bei einem verlorenen Notebook entscheidet genau das über die Meldepflicht.
Gerät in die Geräteverwaltung aufnehmen Sonst lässt es sich später weder aktualisieren noch aus der Ferne sperren.
Gerät in die Inventarliste eintragen: Seriennummer, Person, Datum Diese Liste ist die Grundlage jeder späteren Rückgabe und jeder Versicherungsfrage.

Am ersten Arbeitstag

Anmeldung gemeinsam durchführen und die Zwei-Faktor-Anmeldung erklären Wer versteht, wozu sie da ist, umgeht sie nicht.
Zeigen, wo die Dateien liegen und was wohin gehört Ohne diese fünf Minuten entsteht die private Zweitablage, die später niemand mehr einfängt.
Sagen, wen man bei einer Störung anruft — mit Nummer Sonst wird bei jedem Problem der Kollege gefragt, der eigentlich etwas anderes zu tun hat.
Regeln für private Nutzung, Homeoffice und mobile Geräte kurz durchgehen Einmal gesagt am ersten Tag ersetzt drei Ermahnungen im ersten Jahr.

Beim Austritt (dieselbe Liste rückwärts)

Konto am letzten Arbeitstag deaktivieren, nicht löschen Deaktiviert bleibt nachvollziehbar, was existierte; gelöscht ist auch das Protokoll weg.
Gerät zurücknehmen, aus der Verwaltung austragen, Inventarliste nachziehen Geräte ohne Zuordnung sind der häufigste Fund bei jeder Bestandsaufnahme.
Weiterleitung des Postfachs einrichten und befristen Kunden schreiben noch monatelang an die alte Adresse — befristet, weil eine dauerhafte Weiterleitung datenschutzrechtlich heikel ist.

Und dann?

Wer diese Liste einmal auf den eigenen Betrieb anpasst, hat den Ablauf für alle künftigen Fälle. Wir richten Arbeitsplätze einzeln für 190 € ein oder übernehmen den ganzen Ablauf im Rahmen der laufenden Betreuung ab 29 € je Arbeitsplatz und Monat — dann inklusive Geräteverwaltung, Verschlüsselung und Inventar.

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Häufige Fragen

Wie lange dauert das Einrichten eines Arbeitsplatzes?

Mit Vorbereitung und vorhandenem Gerät etwa ein bis zwei Stunden, davon der größte Teil ohne Anwesenheit von jemandem. Ohne Vorbereitung dauert derselbe Vorgang oft zwei Tage — nicht wegen der Technik, sondern weil auf Entscheidungen gewartet wird: Welches Gerät, welche Programme, welche Rechte.

Brauchen wir für jedes Gerät eine Verwaltung?

Für jedes Gerät, das Firmendaten enthält und das Haus verlässt: ja. Für einen festen Rechner im Büro ist es angenehm, aber nicht zwingend. Der Nutzen zeigt sich beim Verlust und beim Austritt — beides Situationen, in denen ohne Verwaltung nur Zusehen bleibt.