Kassa und Kartenterminal gehören in ein eigenes Netzwerk, getrennt vom Büro- und Gäste-WLAN, mit festen IP-Adressen und einer Lösung für den Fall, dass das Internet ausfällt. Das schützt Zahlungsdaten und verhindert, dass ein Update oder ein Fremdgerät die Kassa lahmlegt. Die Einrichtung eines Firmennetzwerks mit WLAN kostet bei WVM-IT 890 €.
Dieser Beitrag behandelt nur das Netzwerk. Fiskalfragen, Anforderungen an die Kassa selbst und Vorgaben der Terminalanbieter gehören zum Hersteller der Kassa und zum Steuerberater.
Warum Kassa und Terminal ein eigenes Netz brauchen
In vielen Betrieben hängen Kassa, Kartenterminal, Bürorechner, Handys der Mitarbeiter und das Gäste-WLAN im selben Netz. Das funktioniert, bis ein Gerät Probleme macht: Ein infizierter Laptop sieht dann die Kassa, ein Gast im WLAN erreicht das Terminal, und ein großer Download blockiert die Zahlung an der Theke. Ein eigenes Zahlungsnetz trennt diese Welten. Geräte darin sprechen nur untereinander und mit den wenigen Zielen, die sie brauchen, alles andere bleibt draußen. Fachlich heißt das Segmentierung, mehr dazu im Glossar unter Netzwerksegmentierung.
Wie die Trennung technisch aussieht
Die saubere Lösung sind getrennte Netze auf demselben Kabel, sogenannte VLANs, mit einer Firewall, die regelt, wer mit wem sprechen darf. Dafür braucht es einen Router oder eine Firewall, die das kann, und Switches mit entsprechender Einstellung. Eine einfachere Variante ist ein zweiter, eigener Router nur für Kassa und Terminal, das kostet weniger Konfiguration, ist aber weniger flexibel. In beiden Fällen gilt: Das Büro-WLAN und das Gäste-WLAN sind niemals die Verbindung der Kassa. WLAN für Gäste gehört außerdem getrennt vom Betriebsnetz, mehr zur Planung im Beitrag WLAN im Betrieb planen.
Feste IP-Adressen und Kabel statt WLAN
Geräte, mit denen andere Geräte sprechen, sollten immer unter derselben Adresse erreichbar sein. Eine Kassa, die ihre Adresse bei jedem Neustart ändert, verliert den Bondrucker oder das Terminal. Deshalb bekommen Kassa, Terminal und Drucker feste Adressen, entweder am Gerät selbst oder über eine Reservierung im Router. Wo es geht, sind sie per Netzwerkkabel angeschlossen, nicht über WLAN: Ein Kabel hat keinen Funkstau und keine Verbindungsabbrüche mitten im Bezahlvorgang. Ist WLAN unvermeidbar, etwa bei mobilen Terminals, dann in einem eigenen Funknetz mit guter Abdeckung an jedem Standort.
Was bei Internetausfall passiert
Fällt das Internet aus, steht in vielen Betrieben die Kassa still, weil sie auf einen Dienst im Netz zugreift, oder das Terminal kann nicht autorisieren. Prüfen Sie vorab, was Ihre Geräte ohne Verbindung können, und fragen Sie den jeweiligen Hersteller nach dem Verhalten im Offline-Fall, das lässt sich nicht aus der Ferne raten. Aus Netzwerksicht gibt es zwei Absicherungen: eine zweite Internetverbindung, etwa Mobilfunk als Reserve, die der Router bei Ausfall automatisch nutzt, und eine Stromversorgung, die Router und Switch kurze Ausfälle überbrücken lässt. Wichtig ist, die Umschaltung vor dem Ernstfall zu testen, sonst erfährt man erst am Samstag, ob sie funktioniert.
Was Sie selbst prüfen können
Gehen Sie einmal durch den Betrieb und beantworten Sie fünf Fragen. Hängen Kassa und Terminal im selben WLAN wie Gäste oder Mitarbeiter-Handys? Haben beide feste Adressen oder wechseln sie? Ist der Router noch das Gerät des Providers mit Werkseinstellungen und dem Kennwort auf dem Aufkleber? Gibt es eine Reserveverbindung? Wer hat das Verwaltungskennwort der Netzgeräte? Ein Nein bei der ersten und ein Ja bei den anderen vier ist der häufigste Befund. Dahinter steht meist kein Fehler, sondern ein Netz, das über Jahre gewachsen ist.
Was die Einrichtung kostet
Ein sauberes Betriebsnetz mit Router, Switch, getrennten Bereichen und WLAN richtet WVM-IT für 890 € ein. Geräte, Verkabelung und die Leistungen des Kassa- oder Terminalherstellers sind nicht enthalten. Müssen Geräte vor Ort aufgestellt werden, kommt der Einsatz mit 120 € je Stunde zuzüglich Anfahrt dazu. Die Einzelheiten beschreibt Netzwerk und WLAN einrichten.
Vor dem Weihnachtsgeschäft
Im Dezember darf die Kassa am wenigsten ausfallen, und gleichzeitig steht der Jahresbeleg an. Gehen Sie im November die Liste von oben durch, testen Sie die Reserveverbindung und lassen Sie Updates an Kassen-PC und Router nicht auf den Dezember warten. Was für den Jahresbeleg auf der IT-Seite stimmen muss, beschreibt Registrierkasse: Jahresbeleg und was die IT vorher können muss.
In Österreich: Registrierkassenpflicht und Zahlungsnetz in Salzburg und Umgebung
In Österreich muss jeder Betrieb bei Barzahlungen einen Beleg erteilen; eine Registrierkasse ist erst ab bestimmten Umsatzgrenzen für Jahres- und Barumsatz Pflicht (Grenzen bei der WKO nachlesen). Wie die Kassa dafür eingerichtet sein muss, regeln der Kassenhersteller und der Steuerberater, nicht die IT. Für das Netzwerk bedeutet die Pflicht nur: Die Kassa muss zuverlässig laufen, und das ist eine Frage von Kabel, Adressen und Ausfallplan. Gerade in der Gastronomie und im Handel rund um Salzburg und im Salzkammergut kommt dazu, dass in der Saison viele Geräte im WLAN hängen und die Kassa zur Stoßzeit nicht warten darf. Florin Feier aus Lenzing richtet das per Fernwartung oder vor Ort ein, auch in Salzburg, Linz, Wels, Gmunden und Vöcklabruck. Die Ortsseite IT-Service in Salzburg nennt die Wege, die laufende Pflege der Netzgeräte gehört zu Netzwerk und WLAN. Wie wir Kassa und Netz absichern, beschreibt die Leistung IT-Sicherheit für Kassa und Netz.
Häufige Folgefragen
- Reicht ein Gäste-WLAN, das vom Betriebsnetz getrennt ist?
- Es ist ein Anfang, aber noch keine Zahlungsnetztrennung. Auch das Büro mit seinen Rechnern und Handys sollte nicht im selben Bereich wie Kassa und Terminal hängen, weil jedes dort angeschlossene Gerät ein möglicher Zugang wäre.
- Muss das Kartenterminal eine feste IP haben?
- Wenn es über das Netzwerk mit der Kassa spricht, ja, sonst findet die Kassa es nach einem Neustart eventuell nicht. Bei reinen Mobilfunk-Terminals ohne Netzanschluss ist die Frage hinfällig. Was der Hersteller verlangt, steht in seiner Anleitung.
- Wer ist für den Internetausfall zuständig?
- Für die Leitung der Provider, für die Umschaltung auf eine Reserve und die Stromversorgung der Netzgeräte der Betrieb, praktisch also sein IT-Betreuer. Wie sich der Offline-Betrieb der Kassa verhält, klärt der Hersteller.
- Brauche ich dafür eine Firewall?
- Für die saubere Trennung ja, entweder als eigenes Gerät oder als Funktion im Router. Wie das Zusammenspiel von Firewall und Fernzugriff aussieht, erklärt Firewall im Glossar.
Kurz gesagt: Ein eigenes Netz für Kassa und Terminal, feste Adressen, Kabel statt WLAN und ein getesteter Plan für den Internetausfall lösen die meisten Zahlungsstörungen schon vor dem Ernstfall. Fiskalfragen klären Kassenhersteller und Steuerberater.
Wollen Sie das für Ihren Betrieb klären? Sie können Ihren Fall zu Netzwerk & WLAN besprechen oder ein Angebot für Netzwerk & WLAN zusammenstellen.
Zum Weiterlesen: Die Vergleiche zwischen IT-Lösungen helfen bei der Entscheidung, die Checklisten für den Betrieb beim Abarbeiten.
Von Florin Feier ·
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