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Die Kosten eines Ausfalls berechnen sich aus drei Posten: den bezahlten, aber nicht nutzbaren Arbeitsstunden, der Nacharbeit danach und den Aufträgen, die in dieser Zeit nicht angenommen werden konnten. Der erste Posten ist der einzige, den man exakt kennt — Zahl der betroffenen Mitarbeiter mal Ausfallstunden mal Ihren durchschnittlichen Stundensatz. Bei zehn Mitarbeitern und einem halben Tag Stillstand sind das rund vierzig verlorene Arbeitsstunden, und diese Zahl ist in fast jedem Betrieb höher als die Jahreskosten der Vorsorge, die den Ausfall verhindert hätte.
Posten 1: die bezahlte, aber unproduktive Zeit
Das ist der einzige Posten, den Sie ohne Schätzung kennen: Zahl der betroffenen Mitarbeiter × Ausfallstunden × durchschnittlicher Stundensatz inklusive Nebenkosten. Wichtig ist die Ehrlichkeit bei der Mitarbeiterzahl — betroffen ist nicht nur, wer direkt am ausgefallenen System arbeitet, sondern auch, wer auf dessen Ergebnisse wartet. Wenn die Warenwirtschaft steht, steht meist auch der Versand.
Posten 2: die Nacharbeit
Nach einem Ausfall ist die Arbeit nicht weg, sondern verschoben. Aufträge werden nachgetragen, Zeiten aus Notizen übertragen, Doppelerfassungen bereinigt. Als Faustregel aus der Praxis kostet die Nacharbeit noch einmal etwa ein Drittel der Ausfallzeit — mehr, wenn zwischendurch auf Papier gearbeitet wurde. Diesen Posten vergessen fast alle Aufstellungen, und er ist der Grund, warum ein Vormittag Stillstand sich über die ganze Woche zieht.
Posten 3: das Geschäft, das nicht stattfand
Anrufe, die niemand annehmen konnte. Angebote, die einen Tag zu spät kamen. Ein Kunde, der beim Wettbewerb bestellte. Dieser Posten ist der größte und zugleich der einzige, den man nicht belegen kann — deshalb gehört er in die Rechnung, aber getrennt ausgewiesen. Wer ihn mit hineinmischt, macht die ganze Aufstellung angreifbar.
Die Zahl, die daraus folgt: wie lange darf ein Ausfall dauern?
Aus den drei Posten ergibt sich die einzige Anforderung, die für die Technik wirklich zählt: Wie lange darf es maximal dauern, bis wieder gearbeitet werden kann, und wie viel Datenverlust ist verkraftbar? Diese beiden Zahlen bestimmen alles Weitere — wie oft gesichert wird, ob es Ersatzhardware braucht, ob eine Überwachung nötig ist. Ohne sie kauft man Technik nach Gefühl. Mit ihnen wird jedes Angebot vergleichbar.
Was Vorsorge dagegen kostet
Ein betreuter Server mit Überwachung kostet bei uns ab 89 € im Monat, die überwachte Datensicherung ab 49 € im Monat. Zusammen sind das im Jahr weniger, als in vielen Betrieben ein einziger Ausfalltag kostet. Das ist kein Verkaufsargument, sondern eine Rechnung, die Sie mit Ihren eigenen Zahlen selbst nachvollziehen können — und wenn dabei herauskommt, dass sich die Betreuung für Ihren Betrieb nicht rechnet, ist das ein ebenso gültiges Ergebnis.
Kurz gesagt: Rechnen Sie den ersten Posten einmal mit Ihren echten Zahlen aus. Danach ist die Diskussion über IT-Ausgaben keine Glaubensfrage mehr, sondern ein Vergleich zweier Beträge.
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