Checkliste: IT-Dienstleister wechseln

Der häufigste Fehler beim Anbieterwechsel ist die Reihenfolge: erst kündigen, dann nach den Zugängen fragen. Ab der Kündigung arbeitet der bisherige Dienstleister an einem Auftrag, der ihm nichts mehr einbringt — Rückfragen dauern dann Wochen statt Tage. Rechtlich haben Sie in aller Regel Anspruch auf Ihre Daten und Zugänge, aber ein Anspruch ist kein Zugang.

Zugänge und Inhaberschaften

Administratorkonten für Server, Arbeitsplätze und Netzwerkgeräte schriftlich anfordern Ohne sie kann der neue Anbieter nichts übernehmen und muss alles neu aufsetzen.
Prüfen, auf wen die Domain registriert ist — und sie gegebenenfalls auf den Betrieb umschreiben lassen Der häufigste Streitpunkt überhaupt. Ist der Kontakt abgerissen, bleibt im schlechtesten Fall nur eine neue Adresse.
Hosting- und E-Mail-Konten auf den Betrieb umschreiben lassen Wer die Postfächer verwaltet, kontrolliert die Kommunikation — das gehört in Ihre Hand.
Zugänge zur Firewall, zum Sicherungssystem und zur Geräteverwaltung anfordern Das sind die Stellen, an denen Betrieb und Schutz hängen; ohne sie ist keine Übernahme möglich.
Zugangsdaten zu allen Verträgen einsammeln, die auf Ihren Namen laufen — Internet, Telefonie, Fachsoftware Sie zahlen dafür. Trotzdem liegen diese Zugänge erstaunlich oft beim Dienstleister.

Unterlagen

Geräteliste mit Standort, Seriennummer, Kaufdatum und Garantiestand Grundlage für jede Planung — und der einzige Weg, ein Gerät im Schadensfall zuzuordnen.
Lizenzunterlagen mit Nachweis, auf wen sie ausgestellt sind Lizenzen auf den Namen des Dienstleisters sind bei einem Wechsel verloren.
Netzplan, IP-Bereiche und die Beschreibung der Netztrennung Ohne diese Unterlagen beginnt der neue Anbieter mit einer Bestandsaufnahme, die Sie bezahlen.
Dokumentation der Datensicherung: was wird gesichert, wohin, wie lange, wie wird zurückgespielt Der wichtigste Punkt in der ganzen Liste. Ohne ihn ist die Sicherung im Ernstfall unbenutzbar.
Protokoll der letzten getesteten Wiederherstellung Gibt es keines, wissen Sie jetzt, was der neue Anbieter zuerst tun sollte.

Übergang

Neue Administratorkonten anlegen lassen, bevor die alten abgeschaltet werden Eine Übergabe ohne Überlappung ist ein Ausfall mit Ansage.
Fernwartungszugänge des alten Anbieters erst nach dem Nachweis deaktivieren, dass der neue Weg funktioniert Zwei funktionierende Wege für ein paar Tage sind billiger als ein Tag ohne Zugang.
Schriftliche Bestätigung einholen, dass keine Kopien Ihrer Daten zurückbleiben Gehört zur Sorgfaltspflicht und in Ihr Verarbeitungsverzeichnis.
Termin für die gemeinsame Bestandsaufnahme mit dem neuen Anbieter setzen Der neue Anbieter soll zuerst verstehen, was da ist — und erst danach etwas ändern.

Und dann?

Wenn diese Liste abgehakt ist, ist der eigentliche Wechsel Routine: Bestandsaufnahme, Zugänge übernehmen, Überwachung und Datensicherung einrichten, und erst danach etwas verändern. Wir übernehmen bestehende Umgebungen genau in dieser Reihenfolge und rechnen die Übernahme nach Aufwand mit 95 € je Stunde ab; die laufende Betreuung beginnt danach bei 29 € je Arbeitsplatz und Monat.

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Häufige Fragen

Müssen wir kündigen, bevor wir mit Ihnen sprechen?

Nein, im Gegenteil — das wäre die falsche Reihenfolge. Sinnvoll ist eine Bestandsaufnahme vor der Kündigung: Danach wissen Sie, was Sie herausverlangen müssen und ob ein Wechsel sich überhaupt lohnt. Wenn dabei herauskommt, dass Ihr bisheriger Anbieter gute Arbeit macht, sagen wir Ihnen das.

Was, wenn der bisherige Anbieter nicht kooperiert?

Dann wird es aufwendiger, aber selten unmöglich. Zugänge lassen sich bei den jeweiligen Anbietern über einen Inhabernachweis zurückholen, Domains über ein Verfahren bei der Vergabestelle. Was wirklich verloren gehen kann, ist die Dokumentation — sie muss dann neu erstellt werden, und genau das ist der Aufwand, den diese Liste vermeidet.