IT für Vereine, Gemeinden und ehrenamtliche Organisationen

In einem Verein ist niemand hauptberuflich für die Technik zuständig. Es gibt jemanden, der es kann, und der macht es — bis er das Amt abgibt. Genau an dieser Stelle geht in Vereinen mehr verloren als durch jeden technischen Defekt: Passwörter, Domainzugänge, Mitgliederlisten, das Konto beim E-Mail-Anbieter. Nicht durch böse Absicht, sondern weil es nie aufgeschrieben wurde.

Was bei Vereinen und Gemeinden anders ist

• Zuständigkeit ist ehrenamtlich und wechselt. Alles muss so eingerichtet sein, dass ein Nachfolger es ohne den Vorgänger übernehmen kann.
• Das Budget wird jährlich beschlossen. Ein laufender Vertrag ist deshalb oft das falsche Modell — Abrechnung nach Aufwand ist ehrlicher und meist günstiger.
• Zugänge gehören der Organisation, nicht der Person. Eine Domain auf dem privaten Konto des ehemaligen Kassiers ist der Klassiker, der irgendwann teuer wird.
• Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten — auch in einem Verein mit vierzig Mitgliedern gelten die Regeln der DSGVO.
• Es gibt oft ein Vereinsheim oder einen Sitzungssaal mit Technik, die zweimal im Jahr gebraucht wird und dann sofort funktionieren muss.

Was wir für Vereine und Gemeinden übernehmen

• Zugangsordnung: Domain, E-Mail, Website und Konten auf die Organisation gestellt, mit dokumentierter Übergabe
• E-Mail-Adressen mit eigener Domain für Vorstand und Funktionen, unabhängig von privaten Postfächern
• Website: aufgesetzt, gepflegt oder so übergeben, dass ehrenamtliche Redakteure sie selbst pflegen können
• Sicherung von Mitgliederdaten, Protokollen und Unterlagen — geprüft, nicht nur eingerichtet
• Ein Übergabedokument für den Vorstandswechsel: welche Zugänge es gibt, wer sie hat, wie sie übergeben werden
• Technik im Saal: Beamer, Ton und Anschlüsse so eingerichtet, dass sie ohne Einweisung bedienbar sind

Kleine Budgets, ehrlich gerechnet

Für Vereine ist die günstigste Lösung fast immer die, die niemand betreuen muss. Deshalb schlagen wir hier bewusst Einfaches vor: bewährte Standarddienste statt eigener Server, klare Konten statt Sonderlösungen, eine Website, die auch ohne uns weiterläuft. Wo Fördermittel im Spiel sind, hilft es meist, den Bedarf einmal schriftlich und mit Zahlen zu fassen — dabei unterstützen wir, ohne dafür eine Beauftragung vorauszusetzen.

Der Vorstandswechsel ist der eigentliche Ernstfall

Nicht der Ausfall, sondern der Wechsel. Wenn der bisherige Schriftführer die Domain auf seinem privaten Konto hatte, das E-Mail-Passwort nur er kannte und die Mitgliederliste auf seinem Rechner lag, beginnt der neue Vorstand bei null — und im schlechtesten Fall ist die Vereinsadresse nach der nächsten Verlängerung weg. Das ist an einem Nachmittag zu ordnen, solange beide Seiten noch reden. Danach wird es aufwendig bis unmöglich.

Was das kostet

Für Vereine rechnen wir meist nach Aufwand: 95 € je Stunde, Einsätze vor Ort 120 € je Stunde zuzüglich Anfahrt. Wo eine laufende Betreuung sinnvoll ist, kostet sie ab 29 € je Arbeitsplatz und Monat, Hosting mit SSL und Sicherungen 15 € im Monat, Wartung und Updates 39 € im Monat. Eine einfache Website beginnt bei 350 €. Richtpreise, netto zzgl. USt. — vor jeder Arbeit steht eine Schätzung, damit die Kassenprüfung nichts zu bemängeln hat.

Richtpreise, netto zzgl. USt. Stand: September 2026 · Alle Preise auf einen Blick

Häufige Fragen